Stammdatenfeld

Als Stammdatenfeld bezeichnet man ein Feld, dessen Einträge aus vordefinierten Listen - den Stammdatenlisten - stammen. Die Auswahl der Einträge erfolgt über eine Listbox. Stammdatenfelder erkennt man am kleinen Pfeil am rechten Rand des Eingabefeldes.*

Gründe für die Verwendung von Stammdaten

• Konsistenz der Daten und Fehlerreduzierung: Tippfehler oder Rechtschreibfehler werden bei der Dateneingabe ausgeschlossen, da nur ein Eintrag aus den Stammdaten übernommen wird.
• Eindeutigkeit und Vermeidung von Redundanz: Zum Beispiel ist Stammdateneintrag Kauf eindeutig. Synonyme wie Ankauf, Einkauf, Erwerb... können nicht verwendet werden.
• Effizientere Recherche, da nach eindeutigen Begriffen gesucht wird.
• Organisation: Stammdaten sind objektunabhängige Daten und können getrennt von den Objektdaten verwaltet werden.

Beispiel: Eingangsarten

Die Eingangsarten werden in imdas pro in den Stammdaten angelegt. Diese Liste, die über Stammdaten/Objektdaten/Eingangsarten, aufgerufen und bearbeitet werden kann, bildet die Basis für die Eingabe auf der Detailmaske. können die Stammdaten selbst bearbeitet bzw. neue Datensätze angelegt werden.

*Quelle: imdas pro Handbuch S. A-10

Freitextfeld

Titel, Signatur, Inventarnummer u.a. werden in einem normalen Freitextfeld eingetragen. Freitextfelder sind weiß hinterlegt und Fließtexte können direkt eingegben werden. Dabei handelt es sich um sehr heterogene Informationen zu je einem Museumsobjekt wie Angaben zum Titel. Auch nicht exakte Datumsangaben wie „Sommer 2018" werden in einem Freitextfeld - Eingangsdatum (Text) - erfasst. Teilweise sind die Einträge in der Datenbank eindeutig - wie im Fall der Inventarnummer - und wiederholen sich nicht. Deswegen lassen sich diese Informationen auch nicht sinnvoll in einen Thesaurus oder in die Stammdaten eingliedern. Besonders beim Import ist darauf zu achten, dass die Zeichenanzahl der Textfelder eingehalten wird, da der Text sonst beim Import abgeschnitten wird. Außerdem werden in der SAP-Vermögensbewertung maximal 25 Zeichen im Feld Inventarnummer angenommen. Wenn ein längerer Text erfasst werden soll, werden die Informationen meist in einem [ (formatierten) Memofeld|https://wiki.bsz-bw.de/doku.php?id=mare-team:museums-archivsysteme:musis:schulungen:faq:feldtypen:memofeld] erfasst.

Memofeld

Memo

Mit einem Doppelklick auf ein normales Memofeld öffnet sich ein Fenster, das vergrößert werden und die Schriftgröße geändert werden kann.

Formatiertes Memofeld

Dieses Feld kann genutzt werden um beispielsweise Objektbeschriftungen für Ausstellungen oder Katalogtexte in imdas pro abzuspeichern. Über die Buttons sind folgende Aktionen möglich:

• RTF Datei importieren
• Als RFT Datei exportieren
• Datei nach Word drucken
• Textformatierungen (Fett, Kursiv, Unterstrichen)
• Text ausrichten
• Schriftfarbe
• Zeichentabelle
• Schriftart
• Schriftgröße

Datumsfeld

Bei Datumsfeldern ist das Format TT.MM.JJJJ zu beachten:

Wird dieses nicht eingehalten, erscheint folgende Fehlermeldung:

Wenn das genaue Datum nicht bekannt ist, ist auf den Masken häufig ein Freitextfeld vorhanden, das dann genutzt werden kann.

Datumsfelder haben den Vorteil, dass sie für die Recherche zur Verfügung stehen und auch Zeiträume durchsucht werden können. Eine genaue Beschreibung ist in der Handreichung 7 unter Recherche oder unter Handreichungen zu finden.