Stammdatenfeld

Als Stammdatenfeld bezeichnet man ein Feld, dessen Einträge aus vordefinierten Listen - den Stammdatenlisten - stammen. Die Auswahl der Einträge erfolgt über eine Listbox. Stammdatenfelder erkennt man am kleinen Pfeil am rechten Rand des Eingabefeldes.*

Gründe für die Verwendung von Stammdaten

• Konsistenz der Daten und Fehlerreduzierung: Tippfehler oder Rechtschreibfehler werden bei der Dateneingabe ausgeschlossen, da nur ein Eintrag aus den Stammdaten übernommen wird.
• Eindeutigkeit und Vermeidung von Redundanz: Zum Beispiel ist Stammdateneintrag Kauf eindeutig. Synonyme wie Ankauf, Einkauf, Erwerb... können nicht verwendet werden.
• Effizientere Recherche, da nach eindeutigen Begriffen gesucht wird.
• Organisation: Stammdaten sind objektunabhängige Daten und können getrennt von den Objektdaten verwaltet werden.

Beispiel: Eingangsarten

Die Eingangsarten werden in imdas pro in den Stammdaten angelegt. Diese Liste, die über Stammdaten/Objektdaten/Eingangsarten, aufgerufen und bearbeitet werden kann, bildet die Basis für die Eingabe auf der Detailmaske. können die Stammdaten selbst bearbeitet bzw. neue Datensätze angelegt werden.

*Quelle: imdas pro Handbuch S. A-10

Thesaurusfelder

• Was ist ein Thesaurus?

• Was kennzeichnet einen Thesaurus?

Mit der Verwendung eines Thesaurus wird die Mehrdeutigkeit von Sprache reduziert, indem die einzelnen Begriffe durch ihre terminologische Verortung im Thesaurus eindeutig sind.

Gründe für die Verwendung von Thesauri

• konsistente Dokumentation, da nur Begriffe verwendet werden, die im Thesaurus enthalten sind

• Qualitätssicherung der Datenerfassung im Museum bzw. Museumsverbund, da terminologische Standardisierung und Verwendung von Normdaten

• terminologische Standardisierung führt zu höherer Präzision in der Recherche

• verlässlicher Datenaustauch von Objektdaten

• verlässliches Retrieval in institutionellen Datenbanken und spartenübergreifenden Kulturgutportalen

• Thesaurusbegriffe können zusätzlich mit Informationen angereichert werden wie mit Begriffsdefinitionen, Quellenangaben oder Normdaten-Identnummern

• Instrument eines Indexierungssystems

Merkmale eines Thesaurusfeldes

 Die direkte Eingabe ist für Thesaurusfelder meist nicht vorgesehen, was durch den grauen Hintergrund gekennzeichnet ist. Ähnlich wie bei Stammdatenfelder muss der Begriff in einem kontrollierten Vokabular hinterlegt sein. Im Gegensatz zu Stammdatenfelder ist der Begriff jedoch nicht nur ein Teil einer Wortliste, sondern ist durch seine terminologische Verortung im Thesaurus eindeutig und enthält eine Vielzahl an Informationen. Beispielweise Informationen zum Begriffsumfeld, Synoyme, verwandte Begriffe, Übersetzungen oder Normdateneinträge. Ein Stammdateneintrag kann diesen Mehrwert nicht leisten.

 Wenn das Feld einen weißen Hintergrund besitzt, kann der Begriff direkt in das Feld geschrieben werden. Jedoch muss die Information im Thesaurus enthalten sein. Mit der Eingabe öffnet sich, gekennzeichnet durch das kleine Pfeilsymbol, eine Auswahl an vorhandenen Thesauruseinträgen.

weitere Merkmale - Buttons

•  Die Begriffinformationen können über die Sprechblase aufgerufen werden, was ein weiteres Merkmal eines Thesaurusfeldes ist. Wie die Informationen bearbeitet und ergänzt werden können, um einen Thesaurusbegriff mit Informationen anzureichern, ist hier zu lesen.

•  Die Eingabe des Begriffs erfolgt über eine Listbox in einem extra Fenster, das sich mit einem Klick auf  öffnet. Dann in der Spalte Material den gesuchten Begriff eintragen und in der Liste, die sich mit Klick auf den Pfeil rechts öffnet.

• Zur Eingabe der Objektbezeichnung öffnet sich mit einem Klick auf  der Thesaurusexplorer. In der Eingabezeile kann direkt in den zugeordneten Thesauri nach der Objektbezeichnung gesucht und mit „Begriff übernehmen“ eingetragen werden.

•  Öffnen des Thesaurusexplorers, um den Begriff im Thesaurus zu suchen.

Freitextfeld

Titel, Signatur, Inventarnummer u.a. werden in einem normalen Freitextfeld eingetragen. Freitextfelder sind weiß hinterlegt und Fließtexte können direkt eingegben werden. Dabei handelt es sich um sehr heterogene Informationen zu je einem Museumsobjekt wie Angaben zum Titel. Auch nicht exakte Datumsangaben wie „Sommer 2018" werden in einem Freitextfeld - Eingangsdatum (Text) - erfasst. Teilweise sind die Einträge in der Datenbank eindeutig - wie im Fall der Inventarnummer - und wiederholen sich nicht. Deswegen lassen sich diese Informationen auch nicht sinnvoll in einen Thesaurus oder in die Stammdaten eingliedern. Besonders beim Import ist darauf zu achten, dass die Zeichenanzahl der Textfelder eingehalten wird, da der Text sonst beim Import abgeschnitten wird. Außerdem werden in der SAP-Vermögensbewertung maximal 25 Zeichen im Feld Inventarnummer angenommen. Wenn ein längerer Text erfasst werden soll, werden die Informationen meist in einem(formatierten) Memofeld erfasst.

Memofeld

Memo

Mit einem Doppelklick auf ein normales Memofeld öffnet sich ein Fenster, das vergrößert werden und die Schriftgröße geändert werden kann.

Formatiertes Memofeld

Dieses Feld kann genutzt werden um beispielsweise Objektbeschriftungen für Ausstellungen oder Katalogtexte in imdas pro abzuspeichern. Über die Buttons sind folgende Aktionen möglich:

• RTF Datei importieren
• Als RFT Datei exportieren
• Datei nach Word drucken
• Textformatierungen (Fett, Kursiv, Unterstrichen)
• Text ausrichten
• Schriftfarbe
• Zeichentabelle
• Schriftart
• Schriftgröße

Textbausteine für Memofelder

Datumsfeld

Bei Datumsfeldern ist das Format TT.MM.JJJJ zu beachten:

Wird dieses nicht eingehalten, erscheint folgende Fehlermeldung:

Wenn das genaue Datum nicht bekannt ist, ist auf den Masken häufig ein Freitextfeld vorhanden, das dann genutzt werden kann.

Datumsfelder haben den Vorteil, dass sie für die Recherche zur Verfügung stehen und auch Zeiträume durchsucht werden können. Eine genaue Beschreibung ist in der Handreichung 7 unter Recherche oder unter Handreichungen zu finden.

Nummernfeld

Die Werte der Nummernfelder - Stück und Teile - können in der Objektliste mit der Funktion Summe berechnen addiert werden.

Stück

• Die Anzahl identischer bzw. ähnlicher Objekte, die als ein Objektdatensatz erfasst und beschrieben werden, z.B. bei Objektpaaren, wie Ohrringen, Handschuhen, Strümpfen etc.
• Bei der Erfassung eines Einzelobjektes ist kein Eintrag erforderlich, die Stückzahl „1" wird automatisch vergeben.

Teile

• Teile meint im Gegensatz dazu, aus wie vielen (Einzel-) Teilen sich ein Objekt zusammensetzt bzw. wie viele Teile des Objektes vorliegen/erhalten sind.

Teile - Konvolut

Auf den Masken des Objekttyps Konvolut ist das Feld „Teile" ebenfalls zu finden. Über das Taschenrechner Symbol können die zum Konvolut zugehörigen Museumsobjekte berechnet werden.