Die Entitäten der ExpoDB

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Die Sammlungsdokumentation mit imdas pro ist nunmehr über 20 Jahre im Einsatz. In dieser Zeit formten sich die Entitäten mit ihren Attributen aus. Neben dem dokumentarischen Bedarf der Museen wurden dabei immer auch die Vorschläge der Fachstelle Dokumentation des deutschen Museumsbundes, der Spectrum-Standard und andere überregionale Vorschläge berücksichtigt. Praktisch manifestiert sich diese Entwicklung in den Datenstrukturen, "benutzerdefinierten Feldern" sowie Masken der imdas-pro-Installationen der einzelnen Museen. Auch wenn das imdas pro unterlegte Datenbankschema nicht direkt zum Nachdenken über die Entitäten und ihre Zusammenhänge geeignet ist, so hilft es also doch zu untersuchen, was die Museen in der täglichen Arbeit tatsächlich verwenden. Hier haben sich auch bereits jüngere Anforderungen, z.B. im Hinblick auf Digitale Kataloge, Provenienzforschung etc. niedergeschlagen. Was die Museen eben aktuell zur Arbeit benötigen. 

Die Entitäten sind in imdas pro in so genannten "Objekttypen" modelliert. Man kann nun mit Datenbankabfragen für jedes Museum bestimmen, welche Entitäten in Gebrauch sind und welche Anzahl von Datensätzen es zu jeder Entität gibt. Man kann für jede Entität die Attribute bestimmen, wie oft diese benutzt wurden und mit wieviel unterschiedlichen Werten. Man kann ermitteln, welche komplexen Komponenten in den Entitäten vorgesehen wurden und wie oft sie verwendet wurden. Insbesondere ist interessant, welche Thesauri die Museen für die Beschreibung der Entitäten eingesetzt haben. Diese Statistiken ergeben ein gutes Bild über die aktuelle Verwendung der Datenbanken der Museen.

Im folgenden soll beispielhaft der Auszug einer solchen Statistik zu den Sammlungsobjekten für das Landesmuseum Württemberg angeben werden:

Die Statistik enthält zu den Sammlungsobjekten noch 30 weitere Attribute, ca. 80 benutzerdefinierte Felder, 28 Thesauri (von denen 13 mehr als 100mal verwendet wurden) sowie die gleichen Informationen zu Personen, Medienobjekten, Konvoluten und weiteren teils kaum verwendete Entitäten.

Eine weitere Basis für die Relevanz von Entitäten und Attributen in der ExpoDB sind die Felderkataloge, die die Museen für die Digitalen Kataloge sowie für andere Nutzungen der ExpoDB angefertigt haben. Dabei beziehen sich die Museen auf die Eingabefelder, wie diese sich in den Masken von imdas pro darstellen. Da die Masken immer nur einen eingeschränkten Einblick gewähren, erlaubt dies nicht immer das Verständnis von komplexen Komponenten und Entitäten sowie deren Zusammenhänge. Dennoch ist die Arbeit mit Felderkatalogen pragmatisch und erreicht, in der Regel im Dialog, ihr Ziel.

Die Entitäten, die in den Schnittstellen der ExpoDB  vorgesehen sind, sind für die verschiedenen Museen meist die gleichen. Diese sind allerdings intern unterschiedlich aus Attributen und Komponenten zusammengesetzt. Es ist wichtig zu verstehen, dass die folgende Liste typischer Entitäten nicht abgeschlossen ist: Entitäten bilden ab, was ein Museum beschreiben, verwalten und publizieren möchte. Falls es hier einen spezifischen Bedarf gibt, werden dazu ggf. eine neue Entität oder erforderliche Attribute exportiert. Aktuell werden meist folgende Entitäten in der ExpoDB unterschieden:

• Sammlungsobjekte: Das sind die Gegenstände, die sich in den Sammlungen der Museen befinden und die in Museen natürlich primär zu beschreiben und zu verwalten sind. Sie weisen eine Vielzahl von einfachen und komplexen Attributen auf sowie Beziehungen zu anderen Entitäten. Betrachtet man die unterschiedlichen Attribute, die z.B. zur Beschreibung einer Münze, eines Gemäldes sowie eines naturkundlichen oder archäologischen Objekts benötigt werden, stellt sich die Frage, ob man hier nicht besser unterschiedliche Entitäten vorsehen sollte. Eine Aggregation zur Gesamtsammlung wäre dennoch möglich. 
• Personenobjekte: Die Personenobjekte bilden natürliche und juristische Personen ab und verfügen über Attribute zu Namen und Geschlecht. Komplexe Komponenten beziehen sich auf Datumsangaben, Örtlichkeiten, Aliasnamen, Normdaten, etc. Personenobjekte können benutzerdefinierte Felder sowie Verknüpfungen zu Medienobjekten enthalten. Sofern sie in Beziehung mit anderen Entitäten stehen, wird dort in einem Rollen-Attribut spezifiziert, von welchem Typ die Verbindung ist.
• Medienobjekte: Digitalfotografien, ggf. Audio- oder Videofiles sowie Drei-D-Objekte sind ein wichtiger Bestandteil der Dokumentation von Sammlungsobjekten. Neben technischen Attributen wie Speicherort, Auflösung etc. sowie Unterstützung der Barrierefreiheit durch Alttexte etc. ist insbesondere die Feststellung der Rechte für die Nachnutzung nötig. Die üblichen Creative-Commons-Lizenzen wreden dazu im Thesaurus Rechtestatus vorgehalten. 
• Termobjekte: Ein wichtiges Instrument zur Sammlungsdokumentation sind kontrollierte Vokabulare, die dafür sorgen, dass in der gesamten Datenbank, das Gleiche das Gleiche bedeutet. Die einzelnen Begriffe dieser Vokabulare können in Termobjekten realisiert werden, die neben der Ansetzung auch Synonyme, verwandte Begriffe und URLs zu weiterführenden Informationen enthalten. Die Termbegriffe sind in hierarchische bzw. polyhierarchische Strukturen eingebettet, in der Oberbegriffe durch Unterbegriffe verfeinert werden. Für Datierungen und Ortsangaben verfügen sie über Zeiträume bzw. Geokoordinaten.

Diese Liste der Entitäten sind auf vielfältige Weise untereinander verknüpft. Personen gehören als Künstler:innen, Eigentümer:innen etc. zu Sammlungsobjekten. Medienobjekte bilden Sammlungsobjekte oder Personen ab. Termobjekte werden für normierte Angaben in den anderen Entitäten verwendet. Sammlungsobjekte nutzen andere "verwandte" Sammlungsobjekte zu ihrer eigenen Beschreibung.

Die aufgeführten Entitäten ergaben sich aus den bisherigen Anforderungen und den Aktualisierungsroutinen der ExpoDB. Diese Liste ist nicht abgeschlossen. Neue funktionale Bedarfe können neue Entitäten erfordern. Wesentliche Kriterien dafür, eine Struktur von Feldern als Entität zu definieren, sind diese eigenständig zu recherchieren, sie mit mehreren anderen Entitäten zu verknüpfen oder die Modellierung zu erleichtern. Die "Gegenständlichkeit" einer Entität wird dadurch etabliert, dass man sie suchen, verwenden oder über sie nachdenken will.

Konvolute, Ausstellungen oder Provenienzen könnten insofern Entitäten sein. Ein Museum nutzt sog. "Alben" zur Zusammenstellung von Sammlungsobjekten im Digitalen Katalog. Diese sind suchbar und müssen daher als Entität modelliert werden. Man könnte (wie oben angedeutet) auch überlegen, ob Sammlungsobjekte als Gemälde, Münzen, archäologische Funde, naturkundliche Objekte in verschiedene Entitäten differenziert werden sollten. 

Die Entitäten bilden das Fundament eines Datenmodells. Da sie vielfach untereinander verknüpft sind, erstreckt sich ihre Wirkung oft über das gesamte Datenmodell. Während Änderungen der Binnenstruktur von Entitäten meist lokale Bedeutung haben, führt das Entfernen oder Hinzufügen ganzer Entitäten zum Auflösen bzw. Knüpfen von Verbindungen. In der ExpoDB basieren auf den Entitäten die Routinen zu Aktualisierung sowie die Basisformate zur JSON- bzw. XML-Ausgabe. Jede ExpoDB-Schnittstelle bietet unter der der URL /modell eine Informationsseite zur den Entitäten und ihrer Zusammensetzung an. Siehe z.B. https://expotest.bsz-bw.de/xhdm/modell