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Die Museen übermitteln dem BSZ per SFTP die hochauflösenden Bilddateien samt Prüfsummendateien. Im BSZ werden die Bilddateien nach einem Prüfsummenabgleich an die Large Storage Data Facility (LSDF) des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) oder einen von der liefernden Einrichtung angemieteten externen Speicher übermittelt, wo sie dauerhaft archiviert werden. Die Bilddateien sind über die ExpoDB im Web ansprechbar und verfügen über permanente Web-Adressen (Permalinks).