Die Synchronisation von DAM-Systemen mit Imdas pro.

Christof Mainberger, 14.11.2024

Immer mehr Museen setzen für die Verwaltung ihrer Medienobjekte Digital-Asset-Management-Systeme (DAM) ein. Die digitalen Bilder werden dann zusammen mit ihren spezifischen Metadaten wie Fotograf*in und Medienrechten originär im DAM-System erfasst, verwaltet und den abgebildeten Sammlungobjekten zugeordnet. Dafür und damit man auch im DAM-System anhand der Metadaten zum Sammlungsobjekt recherchieren kann müssen Metadaten aus imdas pro ins DAM-System fließen. Damit man aber auch die nun im DAM-System vorgehaltenen Bilder in imdas pro sehen und verwenden kann, müssen die nurn originär im DAM-System gepflegten Metadaten zu Bildern zurück nach imdas pro. Auch für die ExpoDB sowie Datenlieferungen aus der ExpoDB z.B. an die DDB ist die Rücklieferung der Daten eine Voraussetzung.

Nachdem früher die DAM-Systeme aus imdas pro über eine Offline-Schnittstelle regelmäßig mit Metadaten versorgt wurden, richtet man mittlerweile für neue DAM-Installationen Online-Schnittstellen auf die ExpoDB ein. Wie immer lässt sich dazu das angebotene Datenformat bedarfsgerecht anpassen. Neben der imdas-Id, mit Hilfe der später beim Datenrückfluss die passenden Datensätze in imdas eindeutig identifiziert werden können, enthält es Datenelemente wie Inventarnummer, Objektbeschreibung, Titel, Personen, etc., die im DAM-System für die Anzeige oder Recherche benötigt werden. Da ja grundsätzlich zu allen Sammlungsobjekten Bilder im DAM angelegt werden können und daher zu allen Sammlungsobjekten Metadaten ggf. fürs DAM benötigt werden, kann diese Schnittstelle nicht (wie z.B. für Digitale Kataloge) auf publizierte Teilbestände beschränkt sein, sondern musss den Gesamtbestand umfassen. Daher wird diese Schnittstelle über eine IP-Einschränkung auf Abfragen aus dem Server beschränkt, auf dem das DAM-System beim Museum installiert ist.

Weil imdas pro über keine Online-Schnittstelle zum Import verfügt, muss der Rückweg der Daten vom DAM-System nach imdas pro in einem Offline-Verfahren organisiert werden. Dazu exportiert das DAM-System regelmäßig Metadaten zu den ins DAM-System eingestellten Assets, die mit Sammlungsobjekten in imdas pro verknüpft sind, an einen SFTP-Server des BSZ. Diese Metadaten müssen die Imdas-ID des verknüpften Sammlungsobjekt enthalten sowie die URL, über die das Bild (oder andere Asset) im Assetsystem für imdas pro abrufbar ist. Für Bilder muss das ausgelieferte Format JPEG sein. Der Bildpfad muss auch auf die Extension ".jpg" enden, damit in imdas pro das Bild als solches erkannt und angezeigt wird. Im DAM-System können dazu die Bilder als TIFF und in höheren Auflösungen vorgehalten werden; es liefert die Bilder für imdas pro automatisiert im geforderten Dateiformat und in ausreichend heruntergerechneter Qualität aus. Darüberhinaus muss der Datenexport alle Metadaten enthalten, die nun originär im DAM eingepflegt werden, welche jedoch auch in imdas pro angezeigt bzw. in der ExpoDB oder für Datenexporte an Kulturportale verwendet werden sollen, z.B. Fotograf*in, Medienrechte etc.,. Dazu gehören z.B. auch Höhe und Breite eines Bildes in Pixel, welche den Webagenturen die Gestaltung der Frontends zu Digitalen Katalogen erleichtern. 

Der Datenexport kann in dem festen (vorzugsweise) XML-Format geliefert werden, das das DAM-System anbietet. Mit einer automatischen Routine werden alle angekommenen Datenlieferung nächtlich archiviert, analysiert und in das Import-Excelformat für imdas pro umgesetzt. Diese Excel-Dateien werden anschließend über ein Makro in Imdas pro importiert. Dabei ist zu beachten, dass imdas pro über eine Importmaske nicht gleichzeitig Datensätze zu Medienobjekten anlegen und aktualisieren kann. Sobald neben der Neuanlage also auch Updates von Daten aus dem DAM-Systemen relevant werden, muss entweder das DAM-System zu ändernde Datensätze separat exportieren. Oder man toleriert von Imdas pro beim Import abgelehnte Datensätze (und verarbeit diese im Nachgang). Oder man prüft die Datenlieferungen der DAM-Systeme mittels der ExpoDB vor dem Import nach imdas pro und separiert die Sätze, welche bereits vorhanden sind, und importiert sie mit einer Änderungsmaske (dies muss allerdings erst noch implementiert werden...).

Der Einsatz von DAM-Systemen ist prototypisch für eine Entwicklung, in der nicht mehr alle Verfahren zur Verwaltung von Sammlungsdaten in einem einzigen System imdas pro abgebildet werden können. Vielmehr muss imdas pro lernen, mit extenen Infrastrukturen zu sprechen und effizient und zuverlässig Daten auszutauschen. Dafür hat die ExpoDB eine zentrale Vermittlungsfunktion. Wichtig ist dass alle Vorgänge dafür automatisiert werden, da sie offensichtlich lediglich mechanisch sind und es darüberhinaus keine Kapzitäten für eine händische Bearbeitung gibt.