Vorsicht! Durch die Funktion „Ersetzen" werden die Einträge aus den Datenbankfeldern unwiderruflich gelöscht.

Ersetzen

Zusätzlich zur Funktion SUCHEN gibt es auch einen Reiter mit der Funktion ERSETZEN:

Um die Funktion sehen und ausführen zu können, muss dem Anwender das Benutzerrecht ERSETZEN zugeteilt worden sein. Durch die Funktion werden die Einträge aus den Datenbankfeldern unwiderruflich gelöscht, was nicht rückgängig gemacht werden kann. Zudem wird geprüft, ob der Anwender Änderungsrechte auf die Sammlungen der betroffenen Datensätze hat. Wenn man keine Schreibrechte für die entsprechenden Sammlungen hat, wird ERSETZEN nicht durchgeführt.
Wie beim Reiter SUCHEN, stehen auch hier als Suchfelder nur diejenigen zur Verfügung, die in der dahinterliegenden Objektliste als Spalten bzw. Felderauswahl vorhanden und von Joanneum Research für die Funktion ERSETZEN freigeschaltet sind – im Beispiel sind das alle eingeblendeten Spalten bis auf die Spalte STANDORT:

Wählt man als ERSETZEN-Feld ein Stammdaten- oder Thesaurusfeld und klickt in das Feld ERSETZEN VON (oder auch ERSETZEN DURCH), erhält man nach Eingabe der ersten Buchstaben jeweils eine Vorschlagsliste (entspricht den hinterlegten Einträgen):

Man muss einen Begriff aus dieser Vorschlagsliste auswählen. Gibt man händisch einen anderen Begriff ein, erhält man eine Fehlermeldung:

Für ERSETZEN in Textfeldern gibt dasselbe wie für Stammdaten. Man muss aber nicht den vollständigen Inhalt ersetzen, sondern kann auch nur einen Teil des Feldinhaltes ersetzen. Die Funktion ERSETZEN steht auch für Memofelder, Zahlenfelder und Datumsfelder zur Verfügung. Ebenso ist es möglich, einen Thesaurus- bzw. Stammdatenbegriff durch mehrere andere Begriffe zu ersetzen, dazu muss man diese Begriffe durch Semikolon und Leerzeichen voneinander trennen (bei Standardeinstellung). Das funktioniert nur, falls das Thesaurus- bzw. Stammdatenfeld Mehrfacheingaben zulässt.

<add> und <null>

Seit der Version 6 stehen zwei zusätzliche Operatoren zur Option, die allerdings nur für Stammdaten- und Thesaurusfelder genutzt werden können.

• Mit dem Befehl <add> im „Ersetzen von"-Feld werden die Feldinhalte in den markierten Zeilen um den Term in „Ersetzen durch" ergänzt statt ersetzt. Es sind nur Terme aus der vorgeschlagenen Stammdaten- und Thesauruslisten zur Auswahl möglich.

• Mit dem Befehl <null> im „Ersetzen von"-Feld können Eintragungen in bis dahin leeren Feldern vorgenommen werden:

Bei beiden Aktionen wird der neu hinzugekommene Begriff mit einer Reihung versehen und wird an erster Stelle angezeigt, falls die anderen Einträge in einem Mehrfachfeld bisher keine Reihung besaßen:

Alle Aktionen werden auch explizit in der Objekthistorie angezeigt:

Ersetzen durch ein leeres Feld

Wenn Sie im Feld „Ersetzen von:" den Eintrag <null> eingeben, können Sie in leeren Stammdaten- und Thesaurusfeldern Einträge hinzufügen. Die Einträge werden nur dann hinzugefügt, wenn das Feld leer ist.

<null> ist für Ersetzen von notwendig. Wenn umgekehrt beispielsweise das Materialfeld mit dem Inhalt „Gold" gelöscht werden soll, muss Ersetzen durch leer bleiben. Es wird durch keinen Eintrag ersetzt, <null> wird nicht verwendet.

Wenn in einem Feld hetrogene Daten vorliegen - wie z.B. im Feld Eingangsdatum - und diese gelöscht werden sollen, kann auch mit der Trunkierung % gearbeitet werden. 

Medientyp ändern

Mit der Funktion „Suchen und Ersetzen" kann der Medientyp geändert werden.

Erstellen Sie eine Objektauswahl mit den Medienobjekten, die geändert werden sollen. Wählen Sie für die Objektliste bei der Felderauswahl das Anzeigefeld „Medientyp <Text>" aus, damit dieses Feld später angesprochen werden kann. Dann das Suchfeld „Medientyp" auswählen und beispielsweise „Dokument" durch „Bild" ersetzen lassen.