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Die definierten Trenn-, entfernten und verbotenen Zeichen sind in Abstimmung mit dem BSZ festzulegen. Sie bestimmen, welche Inventarnummern automatisch verknüpft werden können. Wenn dieser Prozess für zwei Objekte dieselbe reduzierte Inventarnummer ergibt, kann das Objekt nicht automatisch zugeordnet werden.

Behandlung von doppelten Inventarnummern

Wo doppelte Inventarnummern vorkommen, wird dringend empfohlen diese nach dem Schema A 123 #1, A 123 #2, A 123 #3 umzubenennen und das Zeichen # (Raute) als "verboten" zu definieren. So wird eine automatische Zuordnung zum falschen der beiden Objekte vermieden, und Duplikate können einfach mit einer Suche nach "#" gefunden werden. Statt # kann ein beliebiges anderes, mit dem BSZ abzustimmendes Zeichen benutzt werden, z.B. "§". Wenn Inventarnummern mit definierten Trennzeichen ("A 123 /") oder Sonderzeichen ("A 123%") enden, deutet dies oft auf Duplikate hin.

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Regeln für SMF (Städtische Museen Freiburg)

Regeln für LIM (Linden-Museum Stuttgart)

Regeln für SGS (Staatsgalerie Stuttgart)

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