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Excel-Funktionen

Berechnungen werden in Excel mit Markierung eines Zellenbereichs mit dem = eingeleitet. Der Funktionsassistent mit Klick auf kann helfen. Für jede Funktion ist aus dem Funktionsassistenten die Excelhilfe aufrufbar.
Grundsätzlich ist auf die automatische Formatierung in Excel zu achten!

EINFÜGEN - Zahlen NICHT automatisch in Datum formatieren

Die Zahlen kopieren und vor dem Einfügen in Excel:

  • (alle) Zellen auswählen
  • Tastenkombination: STRG + 1
  • Zellen formatieren - „Text“ auswählen
  • Einfügen - „An Zielformatierung anpassen“ auswählen

GLÄTTEN

Löscht Leerzeichen in einem Text, die nicht als jeweils einzelne zwischen Wörtern stehende Trennzeichen dienen. GLÄTTEN kann für Texte verwendet werden, die aus anderen Anwendungsprogrammen übernommen wurden und eventuell unerwünschte Leerzeichen enthalten. So kann auch sicher gestellt werden, dass bei Stammdaten keine überflüssigen Zeichen vorhanden sind, die eventuell zu einem Fehler beim Import führen können.

Komfortabel als generellen Befehl, alternativ ERSETZEN nutzen und Mehrfachleerzeichen durch ein Leerzeichen ersetzen lassen. Vor allem geeignet nicht sichtbare Leerzeichen hinter dem Feldinhalt zu eliminieren, da sonst ggf. keine Übereinstimmung mit Stammdaten oder Thesauruspfaden beim Import gefunden werden.

LÄNGE

Gibt die Anzahl der Zeichen einer Zeichenfolge zurück.


Ist relevant, da einige Felder von imdas pro auf eine Länge von 50 bzw. 255 Zeichen beschränkt sind.
Hinweis: Ist in einem längeren Fließtext ein Zeilenumbruch für imdas pro bestimmt, zeigt man es mit eine Rautensymbol (#) an.

FINDEN

Mithilfe von FINDEN können Sie eine Textzeichenfolge innerhalb einer zweiten Textzeichenfolge suchen und die Anfangsposition der ersten Textzeichenfolge vom ersten Zeichen der zweiten Textzeichenfolge aus gezählt zurückgeben.

Syntax: FINDEN(Suchtext;Text;Erstes_Zeichen)

  • Suchtext ist der Text, den Sie finden möchten.
  • Freitext in Anführungszeichen setzen
  • Text ist der Text, der den zu suchenden Text enthält.
  • Erstes_Zeichen gibt an, bei welchem Zeichen die Suche begonnen werden soll. Das erste zu Text gehörende Zeichen hat die Nummer 1. Fehlt das Argument Erstes_Zeichen, wird es als 1 angenommen.


Hilft festzustellen, ob eine Zeichenkette vorhanden ist (andernfalls kommt Fehlermeldung zurück) und an welcher Stelle Sie im Feld beginnt.

TEIL

TEIL liefert auf der Grundlage der angegebenen Anzahl von Zeichen eine bestimmte Anzahl von Zeichen einer Zeichenfolge ab der von Ihnen angegebenen Position.

Syntax: TEIL(Text;Erstes_Zeichen;Anzahl_Zeichen)

  • Text ist die Zeichenfolge mit den Zeichen, die Sie kopieren möchten.
  • Erstes_Zeichen ist die Position des ersten Zeichens, das Sie aus dem Text kopieren möchten. Für das erste Zeichen von Text gilt, dass Erstes_Zeichen den Wert 1 hat, und so weiter.
  • Anzahl_Zeichen gibt die Anzahl der Zeichen an, die TEIL aus Text zurückgeben soll.

SVERWEIS

Sucht in der ersten Spalte einer Tabellenmatrix nach einem Wert und gibt in der gleichen Zeile einen Wert aus einer anderen Spalte in der Tabellenmatrix zurück. Das S in SVERWEIS steht für „senkrecht“. Verwenden Sie SVERWEIS statt WVERWEIS, wenn sich Ihre Vergleichswerte in einer Spalte links von den Daten befinden, die Sie suchen möchten.

Syntax: SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;Bereich_Verweis)

  • Suchkriterium ist der in der ersten Spalte der Tabellen zu suchende Wert. Suchkriterium kann einen Wert oder einen Bezug darstellen. Wenn Suchkriterium kleiner als der kleinste Wert in der ersten Spalte von Matrix ist, wird von SVERWEIS der Fehlerwert #NV zurückgegeben.
  • Matrix besteht mindestens zwei Datenspalten. Verwenden Sie einen Bezug auf einen Bereich oder einen Bereichsnamen. Die Werte in der ersten Spalte von Matrix sind die von Suchkriterium gesuchten Werte und können Zeichenfolgen (Texte), Zahlen oder Wahrheitswerte darstellen. Bei Zeichenfolgen (Texten) wird nicht zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden.
  • Spaltenindex ist die Spaltennummer in Matrix, aus der der entsprechende Wert zurückgegeben werden muss. Der Spaltenindex 1 gibt den Wert in der ersten Spalte in Matrix zurück. Der Spaltenindex 2 gibt den Wert in der zweiten Spalte in Matrix zurück usw. Wenn der Spaltenindex
  • Bereich_Verweis ist ein Wahrheitswert, der angibt, ob SVERWEIS eine genaue Entsprechung oder eine ungefähre Entsprechung suchen soll.


Die letzten beiden Kriterien in der Funktionsklammer lauten i. d. R. „…;1;0). Die zu durchsuchende Matrix kann auch auf anderen geöffneten Mappen/Tabellenblätter angewendet werden.
Sonstige: DBANZAHL, ERSETZEN, IDENTISCH, LINKS/RECHTS, UMWANDELN, VERKETTEN
Wichtig: Sobald Formelberechnungen das gewollte Ergebnis liefern, müssen die Zellen in Werte umwandelt werden (Markieren der Spalte»>Kopieren unter Tab Start in der Zwischenablage „Werte einfügen“ wählen). Dieser Befehl kann mit Rechtsklick für den Schnellzugriff der Symbolleiste hinzugefügt werden.

Filteroptionen in Excel

Mit Hilfe von Filtern lässt sich analysieren, welche Datenwerte vorkommen.

„Einfacher“ Filter

Das gesamte Arbeitsblatt oder gewünschte Spalten markieren und im Tab Start in der Rubrik „Bearbeiten“ den Filter aktivieren:



Damit erhalten die Spaltenköpfe ein Drop-Down-Menü, das einen Index der Spalte wiedergibt und von dem aus weitere „Textfilter“-Optionen durchführbar sind:


Benutzerdefinierter Filter

Unter dem oben abgebildeten Textfilter-Optionen sind die gekennzeichneten Abfragen u. U. hilfreich und kommt zum Einsatz, wenn Datensätze mit Platzhalterzeichen aufgerufen und bearbeitet werden sollen. Hinweis: Als Platzhalterzeichen empfehlen sich das Paragraphen-, Rauten- oder Dollar-Symbol (§, # oder $).

Spezialfilter

Um festzustellen, wie viel unterschiedliche Feldinhalte in einer Spalte vorkommen müssen Duplikate entfernt werden. Dazu eine Kopie der betreffenden Spalte erzeugen. Die Spaltenkopie markieren und im Tab „Daten“ im Bereich „Sortieren und Filtern“ auf „Erweitert“ gehen und im Dialogfenster die Checkbox „Keine Duplikate“ anwählen.



Alternativ findet sich im Reiter Daten im Bereich „Datentools“ auch die Option „Duplikate entfernen“, die dasselbe bewirkt:


Besonderheiten von Feldtypen

Mehrfachfelder

Objektnummern, Maß- und Preisangaben kommen typischerweise häufiger pro Datensatz vor bzw. müssen in Wert und Einheit separiert werden. Diese Informationen stehen oft zusammen in einem Feld und müssen zunächst getrennt werden. Zum Trennen die gewünschte Spalte markieren und im Reiter Daten unter Datentools „Text in Spalten“ betätigen: der Textkonvertierungs-Assistent öffnet sich:

Dann ist nach dem ersten gemeinsamen Kriterium zu trennen, aufzubereiten und mit HT_ID in die Excel-Vorlage für die Access-Datenbank zu übertragen. Darunter schließen sich die Daten nach dem nächsten Kriterium an.
Wichtig: Imdas pro erlaubt nur zweistellige Dezimalzahlen. Sind mehr Nachkommastellen angegeben müsste auf eine kleinere Einheit zurückgegriffen werden.

Personenstammdaten

Verbindungen zwischen den Stammdaten und dem Objekt müssen per Nachname, Vorname importiert werden. Oftmals liegen die Namen nur als einzelne Felder vor. Diese müssen für den Import in die benötigte Reihenfolge gebracht werden. Dazu ist folgende Formel in Excel zu nutzen: =Feld1&“,“&Feld2



Danach kann das Format auf die restlichen Zeilen der Spalte übernommen werden. Die daraus entstandenen Namen müssen in eine neue Spalte über Kopieren und „Werte einfügen“ gebracht werden, damit die Namen importiert werden können.

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Ansprechpartner im BSZ: MusIS-Team

/data/wiki/data/pages/mare-team/museums-archivsysteme/helpdesk/excel-import/excel-funktionen.txt · Zuletzt geändert: 24-08-2018 09:36 von Sebastian Bergdoll

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