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mare-team:museums-archivsysteme:helpdesk:excel-import

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mare-team:museums-archivsysteme:helpdesk:excel-import [13-06-2018 08:17]
Sebastian Bergdoll [4. Datenimport nach imdas pro]
mare-team:museums-archivsysteme:helpdesk:excel-import [24-08-2018 09:42] (aktuell)
Sebastian Bergdoll [4. Bearbeitung von Daten für den Excel-Import]
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 ======Excel-Import====== ======Excel-Import======
  
-Excel-Importe werden von den Museen selbst durchgeführt. In Absprache mit dem BSZ wird ein Feldermapping vollzogen, damit das MusIS-Team eine entsprechende Import-Maske erstellen kann, aus der eine Excel-Datei generiert wird. Die Museen tragen ihre Daten in die generierte Excel-Tabelle ein und führen den Import ​selbstständig durch.\\ \\+Vor einem Import wird in Absprache mit dem BSZ ein Feldermapping vollzogen, damit das MusIS-Team eine entsprechende Import-Maske erstellen kann, aus der eine Excel-Datei generiert wird. Die Museen tragen ihre Daten in die generierte Excel-Tabelle ein und liefern dem BSZ diese Import-Datei.\\ \\
 Es wird empfohlen einen ersten Testlauf in der Testdatenbank durchzuführen.\\ Es wird empfohlen einen ersten Testlauf in der Testdatenbank durchzuführen.\\
  
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 =====Anleitung===== =====Anleitung=====
 ====1. Feldermapping nach imdas pro==== ====1. Feldermapping nach imdas pro====
-Vor einem Import müssen die einzelnen Felder aus der alten Datenbank in Absprache mit dem BSZ den //imdas pro//​-Feldern zugeordnet werden, um die Daten später sinnvoll in //imdas pro// integieren zu können. ​+Vor einem Import müssen die einzelnen Felder aus der alten Datenbank in Absprache mit dem BSZ den //imdas-pro//​-Feldern zugeordnet werden, um die Daten später sinnvoll in //imdas pro// integieren zu können. ​
 ^ Vorlage Museum Beispiel ^ //imdas pro// DB ^  ​ ^ Vorlage Museum Beispiel ^ //imdas pro// DB ^  ​
 | Beispiel-Nummer | Inv.Nr.| | Beispiel-Nummer | Inv.Nr.|
Zeile 14: Zeile 14:
 | Bemerkung | Bemerkungen | | Bemerkung | Bemerkungen |
 | Bemerkung (Provenienz)|Objektgeschichte| | Bemerkung (Provenienz)|Objektgeschichte|
-In diesem Beispiel ergab das Feldermapping,​ dass das Feld "​Beispiel-Nummer"​ aus der alten Museumsdatenbank dem //imdas pro//-Feld "​Inv.Nr."​ entspricht, "​Sammlung"​ dem Feld "​Sammlung"​ etc.\\+In diesem Beispiel ergab das Feldermapping,​ dass das Feld "​Beispiel-Nummer"​ aus der alten Museumsdatenbank dem //imdas-pro//-Feld "​Inv.Nr."​ entspricht, "​Sammlung"​ dem Feld "​Sammlung"​ etc.\\
 Die Einträge aus Tabellenspalte "​Beispiel-Nummer"​ werden später in der Import-Excel-Datei in die Spalte "​Inv.Nr."​ übertragen,​ die Einträge zur "​Sammlung"​ in die Spalte "​Sammlung"​ etc. Die Einträge aus Tabellenspalte "​Beispiel-Nummer"​ werden später in der Import-Excel-Datei in die Spalte "​Inv.Nr."​ übertragen,​ die Einträge zur "​Sammlung"​ in die Spalte "​Sammlung"​ etc.
 ====2. Abgleich von Personen-/​Stammdaten- und Thesaurusfeldern bzw. ggf. in imdas pro anlegen==== ====2. Abgleich von Personen-/​Stammdaten- und Thesaurusfeldern bzw. ggf. in imdas pro anlegen====
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     * **Stammdatenfelder** z.B.: Eingangsart,​ Sammlung, Standort \\      * **Stammdatenfelder** z.B.: Eingangsart,​ Sammlung, Standort \\ 
        * Hinweise zum Import von [[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​excel-import:​Stammdatenfelder|Stammdaten]] ​        * Hinweise zum Import von [[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​excel-import:​Stammdatenfelder|Stammdaten]] ​
-       * Was sind [[mare-team:​museums-archivsysteme:​musis:​schulungen:​FAQ:​Feldtypen:​Stammdaten|Stammdatenfelder]]?+       * Was ist ein [[mare-team:​museums-archivsysteme:​musis:​schulungen:​FAQ:​Feldtypen:​Stammdaten|Stammdatenfeld]]?
    
     * **Personenstammdaten** z.B.: Voreigentümer,​ Finder     * **Personenstammdaten** z.B.: Voreigentümer,​ Finder
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     ​     ​
     * **Thesaurusfelder** z.B.: Objektbezeichnung,​ Fundort/​Herkunft,​ Lithostratigraphie,​ Geologische Datierung (hier Syntax: GROßSCHREIBUNG beachten), Systematik: Bestimmer, Bestimmungsdatum als Thesaurusverweis „Autor“ bei der Art etc. hinterlegen\\     * **Thesaurusfelder** z.B.: Objektbezeichnung,​ Fundort/​Herkunft,​ Lithostratigraphie,​ Geologische Datierung (hier Syntax: GROßSCHREIBUNG beachten), Systematik: Bestimmer, Bestimmungsdatum als Thesaurusverweis „Autor“ bei der Art etc. hinterlegen\\
-       * Hinweise zum Import von [[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​excel-import:​Thesaurusfelder|Thesaurusfeldern]]  ​+       * Hinweise zum Import von [[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​excel-import:​Thesaurusfelder|Thesaurusfeldern]] 
 +       * Was ist ein [[mare-team:​museums-archivsysteme:​musis:​schulungen:​FAQ:​Feldtypen:​Thesauri| Thesaurusfeld?​]] 
 +   
 +====3. Öffnen der Importmaske und generieren der Excel-Importtabelle====
  
 +    *Über [[mare-team:​museums-archivsysteme:​musis:​schulungen:​FAQ:​Aufgabenbereich|Aufgabenbereich]] / [[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​excel-import:​Masken_Objektdetails|Masken in Objektdetails öffnen]] ist die vom BSZ erstellte Importmaske zu öffnen.
 +    *[[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​excel-import:​Excel_Datei|Excel-Datei für Import generieren]]
 +    ***Achtung!** Die Tabelle darf nicht geändert werden. Es dürfen keine Spalten umbenannt, gelöscht oder hinzugefügt werden. Der Abgleich erfolgt pro Zeile und Spalte beim Import.
  
-====3. Bearbeitung von Daten für den Excel-Import====+====4. Bearbeitung von Daten für den Excel-Import====
  
-    ​***Achtung!** Die Tabelle darf nicht geändert werden. Es dürfen keine Spalten umbenannt, gelöscht oder hinzugefügt werden. Der Abgleich erfolgt pro Zeile und Spalte beim Import. +    ***Empfehlung:​** Da die Spalten nicht verschoben, umbenannt oder gelöscht werden dürfen, empfiehlt ​es sich die Daten in einer gesonderten Excel-Tabelle zu bearbeiten und anschließend in die von //imdas pro// generierte Datei zu überführen
-    ​***Empfehlung:​** Da die Spalten nicht verschoben, umbenannt oder gelöscht werden dürfen. Empfiehlt ​es sich die Daten in einer gesonderten Excel-Tabelle zu bearbeiten und anschließend in die von //imdas pro// generierte Datei zu überführen. +    ***Anleitung zum Einfügen:​** Wie [[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​excel-import:​excel-funktionen#​einfuegen_-_zahlen_nicht_automatisch_in_datum_formatieren|Zahlen NICHT automatisch in ein Datum formatiert]] werden.  
-    ***Syntax:​** Um Fehler beim Import zu vermeiden, beachten Sie die **[[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​Excel-Import:​Hinweise-Syntax|Hinweise zur Syntax]]**.+    ***Syntax:​** Um Fehler beim Import zu vermeiden, beachten Sie bitte die **[[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​Excel-Import:​Hinweise-Syntax|Hinweise zur Syntax]]**.
     ***Excel-Funktionen:​** Mit diesen **[[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​Excel-Import:​Excel-Funktionen|Excel-Funktionen]]** können Sie die Datensätze in Excel effizient bearbeiten.     ***Excel-Funktionen:​** Mit diesen **[[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​Excel-Import:​Excel-Funktionen|Excel-Funktionen]]** können Sie die Datensätze in Excel effizient bearbeiten.
-====4. Datenimport nach imdas pro====+====5. Datenimport nach imdas pro====
     *Die bearbeitete Import-Excel-Tabelle muss für den Import geöffnet sein.      *Die bearbeitete Import-Excel-Tabelle muss für den Import geöffnet sein. 
     *Achten Sie außerdem darauf, dass keine weiteren Excel-Tabellenblätter geöffnet sind.     *Achten Sie außerdem darauf, dass keine weiteren Excel-Tabellenblätter geöffnet sind.
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     *Überprüfen Sie [[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​Excel-Import:​Import-Optionen|hier]],​ ob Sie die richtigen Einstellungen gewählt haben. \\      *Überprüfen Sie [[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​Excel-Import:​Import-Optionen|hier]],​ ob Sie die richtigen Einstellungen gewählt haben. \\ 
     *Führen Sie den Import durch.     *Führen Sie den Import durch.
-====5. Kontrolle des Imports====+====6. Kontrolle des Imports====
     *Wenn der Import abgeschlossen ist, öffnet sich automatisch ein Kontrollfenster.\\ {{:​mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​excel-import:​01_excel_import_19.jpg?​nolink&​500|}}     *Wenn der Import abgeschlossen ist, öffnet sich automatisch ein Kontrollfenster.\\ {{:​mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​excel-import:​01_excel_import_19.jpg?​nolink&​500|}}
     *Falls ein Fehler beim Import aufgetreten sein sollte, wird das ebenfalls angezeigt.\\ {{:​mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​excel-import:​01_excel_fehler_04.jpg?​nolink&​500|}}     *Falls ein Fehler beim Import aufgetreten sein sollte, wird das ebenfalls angezeigt.\\ {{:​mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​excel-import:​01_excel_fehler_04.jpg?​nolink&​500|}}
     *Bei einem Fehler finden sie unter [[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​Excel-Import:​Fehler|Fehlermeldung beim Import]] weitere Informationen.     *Bei einem Fehler finden sie unter [[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​Excel-Import:​Fehler|Fehlermeldung beim Import]] weitere Informationen.
  
-====6. Import ist abgeschlossen====+====7. Import ist abgeschlossen====
 Nach dem der Import abgeschlossen ist, können die importierten Datensätze über die Objektauswahl geöffnet und bearbeitet werden. Nach dem der Import abgeschlossen ist, können die importierten Datensätze über die Objektauswahl geöffnet und bearbeitet werden.
  
-=====Ergänzungen=====+=====Ergänzung===== 
  
-===Wichtig für Nachimporte=== 
-    *Informationen in einzelnen Feldern können ergänzt werden 
-    *die einzelnen Felder können komplett überschrieben werden 
-Es ist zu empfehlen, dass eine neue Maske vom BSZ gebaut wird und nur die Felder darauf platziert werden, die nachimportiert werden sollen. 
  
-[[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​Excel-Import:​Nachimport-Bilddaten| 
-Nachimport von Bilddaten]] 
  
 ===Objektbeziehungen=== ===Objektbeziehungen===
-Es ist möglich Objektbeziehungen zu importieren. Dafür muss vom BSZ eine neue Import-Maske erstellt werden. Die Objektbeziehungen werden von den Museen in die Excel-Datei eingetragen und selbstständig nach //imdas pro// importiert. Dabei werden die zu verknüpfenden Objekte zu einer eindeutigen Kennzeichnung des gewünschten Objekts (Bsp. Inventarnummer) reimportiert.+Es ist möglich Objektbeziehungen zu importieren. Dafür muss vom BSZ eine neue Import-Maske ​für den Nachimport ​erstellt werden. Die Objektbeziehungen werden von den Museen in die Excel-Datei eingetragen und selbstständig nach //imdas pro// importiert. Dabei werden die zu verknüpfenden Objekte zu einer eindeutigen Kennzeichnung des gewünschten Objekts (Bsp. Inventarnummer) reimportiert. ​ 
 +    * [[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​Nachimport|Anleitung Excel-Nachimport]] 
 +    * [[mare-team:​museums-archivsysteme:​helpdesk:​Excel-Import:​Nachimport-Bilddaten| 
 +Nachimport von Bilddaten]] 
  
-===Unterlagen zur Altdatenmigration === 
-Das Importieren von Altdaten aus anderen Dokumentationssystemen nach //imdas pro// gehört zu den Serviceleistungen des BSZ im Rahmen des MusIS-Verbundes. Folgende Dokumente geben wichtige Hinweise zur Aufbereitung der Daten im Vorfeld einer Migration:​\\ \\  
-{{:​mare-team:​museums-archivsysteme:​musis:​schulungen:​best_practice_importvorbereitung_2012.pdf|Importvorbereitung - Best Practice}}\\  ​ 
-\\ 
 ===Hinweis=== ===Hinweis===
 Bei Fragen können Sie auch direkt in //imdas pro// über F1 die HTML-Hilfe von JOANNEUM RESEARCH aufrufen und nach "​Datenimport aus Excel" suchen.\\ \\  Bei Fragen können Sie auch direkt in //imdas pro// über F1 die HTML-Hilfe von JOANNEUM RESEARCH aufrufen und nach "​Datenimport aus Excel" suchen.\\ \\ 
/data/wiki/data/attic/mare-team/museums-archivsysteme/helpdesk/excel-import.1528870651.txt.gz · Zuletzt geändert: 13-06-2018 08:17 von Sebastian Bergdoll

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