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Excel-Import

Vor einem Import wird in Absprache mit dem BSZ ein Feldermapping vollzogen, damit das MusIS-Team eine entsprechende Import-Maske erstellen kann, aus der eine Excel-Datei generiert wird. Die Museen tragen ihre Daten in die generierte Excel-Tabelle ein und liefern dem BSZ diese Import-Datei.

Es wird empfohlen einen ersten Testlauf in der Testdatenbank durchzuführen.

Anleitung

1. Feldermapping nach imdas pro

Vor einem Import müssen die einzelnen Felder aus der alten Datenbank in Absprache mit dem BSZ den imdas-pro-Feldern zugeordnet werden, um die Daten später sinnvoll in imdas pro integieren zu können.

Vorlage Museum Beispiel imdas pro DB
Beispiel-Nummer Inv.Nr.
Sammlung Sammlung
Konvolut Konvolut
Bemerkung Bemerkungen
Bemerkung (Provenienz)Objektgeschichte

In diesem Beispiel ergab das Feldermapping, dass das Feld „Beispiel-Nummer“ aus der alten Museumsdatenbank dem imdas-pro-Feld „Inv.Nr.“ entspricht, „Sammlung“ dem Feld „Sammlung“ etc.
Die Einträge aus Tabellenspalte „Beispiel-Nummer“ werden später in der Import-Excel-Datei in die Spalte „Inv.Nr.“ übertragen, die Einträge zur „Sammlung“ in die Spalte „Sammlung“ etc.

2. Abgleich von Personen-/Stammdaten- und Thesaurusfeldern bzw. ggf. in imdas pro anlegen

Es wird empfohlen vor einem Import immer einen Abgleich der Stammdaten vorzunehmen, um die Datenkonsistenz zu gewährleisten.

  • Personenstammdaten z.B.: Voreigentümer, Finder
  • Thesaurusfelder z.B.: Objektbezeichnung, Fundort/Herkunft, Lithostratigraphie, Geologische Datierung (hier Syntax: GROßSCHREIBUNG beachten), Systematik: Bestimmer, Bestimmungsdatum als Thesaurusverweis „Autor“ bei der Art etc. hinterlegen
  • Hinweise zum Import von Thesaurusfeldern
  • Was ist ein Thesaurusfeld?

3. Öffnen der Importmaske und generieren der Excel-Importtabelle

4. Bearbeitung von Daten für den Excel-Import

  • Empfehlung: Da die Spalten nicht verschoben, umbenannt oder gelöscht werden dürfen, empfiehlt es sich die Daten in einer gesonderten Excel-Tabelle zu bearbeiten und anschließend in die von imdas pro generierte Datei zu überführen.
  • Anleitung zum Einfügen: Wie Zahlen NICHT automatisch in ein Datum formatiert werden.
  • Syntax: Um Fehler beim Import zu vermeiden, beachten Sie bitte die Hinweise zur Syntax.
  • Excel-Funktionen: Mit diesen Excel-Funktionen können Sie die Datensätze in Excel effizient bearbeiten.

5. Datenimport nach imdas pro

  • Die bearbeitete Import-Excel-Tabelle muss für den Import geöffnet sein.
  • Achten Sie außerdem darauf, dass keine weiteren Excel-Tabellenblätter geöffnet sind.
  • Um den Datenimport zu starten, klicken Sie in der benutzerdefinierten Importmaske über der leeren Tabelle die rechte Maustaste und wählen Sie „Datenimport nach imdas pro…“.
  • Legen Sie eine Objektauswahl fest, um die Datensätze abzuspeichern.
  • Danach öffnet sich ein Fenster mit Optionen zum Import.
  • Überprüfen Sie hier, ob Sie die richtigen Einstellungen gewählt haben.
  • Führen Sie den Import durch.

6. Kontrolle des Imports

  • Wenn der Import abgeschlossen ist, öffnet sich automatisch ein Kontrollfenster.
  • Falls ein Fehler beim Import aufgetreten sein sollte, wird das ebenfalls angezeigt.
  • Bei einem Fehler finden sie unter Fehlermeldung beim Import weitere Informationen.

7. Import ist abgeschlossen

Nach dem der Import abgeschlossen ist, können die importierten Datensätze über die Objektauswahl geöffnet und bearbeitet werden.

Ergänzung

Objektbeziehungen

Es ist möglich Objektbeziehungen zu importieren. Dafür muss vom BSZ eine neue Import-Maske für den Nachimport erstellt werden. Die Objektbeziehungen werden von den Museen in die Excel-Datei eingetragen und selbstständig nach imdas pro importiert. Dabei werden die zu verknüpfenden Objekte zu einer eindeutigen Kennzeichnung des gewünschten Objekts (Bsp. Inventarnummer) reimportiert.

Hinweis

Bei Fragen können Sie auch direkt in imdas pro über F1 die HTML-Hilfe von JOANNEUM RESEARCH aufrufen und nach „Datenimport aus Excel“ suchen.



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Ansprechpartner im BSZ: MusIS-Team

/data/wiki/data/pages/mare-team/museums-archivsysteme/helpdesk/excel-import.txt · Zuletzt geändert: 24-08-2018 09:42 von Sebastian Bergdoll

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