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Bildimport nach imdas pro

Mit der Einrichtung einer Expo-Datenbank ist es nun möglich, massenhaft Bilder nach imdas pro zu importieren und sie gleichzeitig mit den entsprechenden Datensätzen zu verknüpfen. So entfällt ein langwieriger, weil bisher nur händisch und Datensatz für Datensatz einzeln zu machender Zwischenschritt.

1) Anlegen eines Import-Ordners im Media Modul

Auf dem Medienlaufwerk Z: muss im Media Modul ein für die Aktion vorgesehener Ordner angelegt werden, es empfiehlt sich ein sprechender Name, im Beispiel „Bilder_Import““.


Abb. 1: Anlegen eines Import-Ordners im Media Modul

Vor jedem Import werden in diesem Ordner die zu importierenden Bilder von einem lokalen oder externen Laufwerk oder aus der Cloud abgelegt.
Der Ordner wird immer mit seinem gesamten Inhalt angesprochen, daher muss darauf geachtet werden, dass in ihm wirklich ausschließlich die Bilder liegen, die auch verknüpft werden sollen. Dabei ist entscheidend, dass die Bildpfade der zu importierenden Bilder nach einem bestimmten Schema (Dateinamenskonvention) aufgebaut sind, damit das Programm zum automatisierten Import daraus die entsprechenden Informationen „ablesen“ und eine eindeutige Zuordnung der Bilder zu den richtigen Objekten und ihre Ablage in den korrekten entsprechenden Ordnern auf Z: gewährleisten kann. Je nach Institution kann diese Dateinamenskonvention unterschiedlich aussehen, sie muss jedoch in jedem Fall für alle zu verknüpfenden Bilddateien einer Institution gelten, ggf. muss nachgearbeitet werden.

Sinnvollerweise sollte dieses Schema eine das Bild eindeutig einem Objekt zuordnende Nummer (z. B. Inv.Nr., Eingangsnummer etc.), ein weiteres Abrufkennzeichen (z. B. Künstlername, Sammlungskürzel, Bezeichnung etc.) und die Dateiendung „.jpg“ aufweisen. Beispiele:

  • „Künstlernachname_Inventarnummer(ggf. -Zusatznummer).jpg“ (Abb. 2 links).
  • „Sammlungskürzel Inventarnummer (mit Führungsnullen) _Fotobe-zeichnungNummer.jpg (Abb. 2 rechts)


Abb. 2: Bilddateien mit „verarbeitbaren“ Dateinamen

2) Masken in Objektdetails öffnen

Dann wird je nach den Anforderungen des Museums (d. h: welche Felder der Erfassungsmaske „Materialien zum Objekt (Bild)“ beim Import ausgefüllt werden sollen) vom BSZ eine Import-Maske erstellt, im Beispiel die der SKK, die sich unter dem Menüpunkt „Masken in Objektdetails öffnen“ findet:


Abb. 3: Import-Maske unter „Masken in Objektdetails öffnen“ im Aufgabenbereich

Öffnet man diese Maske, erscheinen darauf alle Felder, die nach Angaben des Museums beim automatisierten Import auf der Erfassungsmaske „Materialien zum Objekt (Bild)“ ausgefüllt werden sollen: das können nur die wichtigsten Felder sein oder – wie im Beispiel bei der Importmaske der SKK – praktisch alle Felder der Erfassungsmaske „Materialien zum Objekt (Bild)“.

Pro Import werden dann für alle bei diesem Import zu verknüpfenden Bilder identische Daten in „Materialien zum Objekt (Bild)“ angelegt (ein Fotograf, ein Aufnahmedatum, ein Atelier, Nutzungsrechte etc.).


Abb. 4: Import-Maske „ImportBild_SKK“

3) Login bei SWBtrafo

Dann startet man unter http://swbtrafo.bsz-bw.de/ das Transformationsprogamm:


Abb. 5: Startseite von SWBtrafo

Nach dem Klick auf „Zum Login und zur Pipelineauswahl“ wird man aufgefordert, ein Login anzugeben:


Abb. 6: Aufforderung zum Login bei SWBtrafo

Username und Passwort erhalten Sie von Ihrem MusIS-Ansprechpartner. Nach dessen Eingabe erscheint ein Fenster, bei dem man aufgefordert wird, die entsprechende Verarbeitungs-Pipeline des Programms auszuwählen. Jede Pipeline beginnt mit „imdas2“, dann folgt der sprechende Teil der Zuständigkeit und endet in „.pipeline“. Im Beispiel für den Bildimport also „imdas2bildimport.pipeline“:


Abb. 7: Auswahl der Verarbeitungs-Pipeline in SWBtrafo
  Da manchmal – von Museum zu Museum unterschiedlich – auch Felder importiert werden sollen, die sich theoretisch bei jedem neuen Import ändern könnten (z. B. Namen, Daten oder Personenrollen), erscheint beim Klick auf „Ausführen“ gegebenenfalls eine Maske, bei der dann jeweils Eingaben zu machen sind, die den gesamten, aber eben nur diesen Import betreffen.


Abb. 8: Eingabe des Fotografen/der Fotografin und des Aufnahmedatums bei SWBtrafo

Im Beispiel der SKK-Import-Maske (Abb. 9) muss man händisch ein Aufnahmedatum (Format: tt.mm.jjjj) und eine/n Fotografen/Fotografin eingeben, der/die bereits mit der Rolle „Fotograf/in“ in den Details der Stammdaten erfasst sein muss:


Abb. 9: Eintrag „Fotograf/in“ bei „Rolle/Funktion“ in den Stammdaten

Nach dem Klick auf „Pipeline ausführen“ wird einem ein Link angezeigt (mit tagesaktuellem Datum), den man am besten direkt auf dem eigenen lokalen Laufwerk abspeichert:


Abb. 10: Abspeichern der von SWBtrafo generierten csv-Datei zum Import

4) Export einer beliebigen Liste nach Excel aus imdas pro

Danach wechselt man zurück zu imdas pro und öffnet dort Excel auf dem Server (nicht vom eigenen Rechner!). Das geht am besten, indem man irgendeine Objektliste öffnet und irgendeinen (kleinen!) Export nach Excel startet:


Abb. 11: Export einer beliebigen Liste nach Excel aus imdas pro

Sobald dieser Export geöffnet ist, schließt man ihn auch direkt wieder über das untere Schließkreuz und lässt damit Excel als Programm (eben auf dem Server) geöffnet:


Abb. 12: Schließen des Exports, Excel als Programm bleibt geöffnet

…in das man dann die gerade gespeicherte csv-Datei vom lokalen Laufwerk lädt:


Abb. 13: Öffnen der gerade gespeicherten csv-Datei (oben) im geöffneten Excel auf dem Server (unten)

5) Objektauswahl

a) Gibt es bereits eine Objektauswahl, in der alle Objekte liegen, mit denen Bilder aus dem vorher angelegten Ordner verknüpft werden sollen, fährt man wie unter Punkt 6 beschrieben fort. b) Gibt es noch keine Objektauswahl, sondern soll diese erst generiert werden, verfährt man wie folgt: Man markiert dazu die Spalte „Inv. Nr.“ in der Excel-Tabelle, die aus SWBtrafo generiert wurde und kopiert sie mit Strg+C in die Zwischenablage:


Abb. 14: Markierte Spalte „Inv. Nr.“ in der Excel-Datei

Dann minimiert man Excel als Ganzes (nicht schließen!), so dass nur noch das Icon in der Taskleiste des PCs zu sehen ist:


Abb. 15: Minimierte Excel-Datei

Dann öffnet man die Recherchemaske in imdas pro und geht auf den Reiter „Expertensuche“ und wählt bei Suchfelder „Inventarnummer (Text)“ aus. Als Operator dient „Like“. Im Suchterm führt man einen Rechtsklick aus und wählt Liste einfügen aus:


Abb. 16: Expertensuche mit eingefügter Liste aus Excel-Liste

…dann füllt sich der Suchterm mit den entsprechenden Inventarnummern:


Abb. 17: In „Suchterm“ eingefügte Liste der Inventarnummern

…und das Abschicken der Suche mit „OK“ ergibt die Objektliste, die als Objektauswahl für den Import dienen soll:


Abb. 18: Suchergebnis als Objektliste

Man markiert die Liste und legt damit eine Objektauswahl an, im Beispiel heißt sie „Testauswahl_Koch“:


Abb. 19: Objektauswahl der Objekte, mit denen die Bilder verknüpft werden sollen

6) Öffnen der Bildimport-Maske

Dann öffnet man die Import-Maske, im Beispiel die „ImportBild_SKK“, in imdas pro und führt über der unteren Tabelle einen Rechtsklick aus und wählt im sich öffnenden Menü „Datenimport nach imdas pro “ aus:


Abb. 20: Öffnen der Bildimport-Maske, Rechtsklick über Tabelle

In einem wiederum sich öffnenden Fenster nur den Punkt „aus einer geöffneten Excel-Tabelle“ auswählen, alles andere nicht beachten und auf den Button „Import“ klicken:


Abb. 21: Fenster für Datenimport-Einstellungen
\\  Dann wird man gefragt, auf welche Objektauswahl man den Import anwenden möchte, man tippt im Suchschlitz den Namen der vorher angelegten Objektauswahl ein oder – wenn man ihn bereits einmal manuell eingegeben hat – wählt ihn aus der Vorschlagsliste aus, die sich beim Klick auf das schwarze Dreieck rechts am Rand öffnet:


Abb. 22: Auswahl der Objektauswahl für den Import

Nachdem Klick auf den Button „Speichern und Schließen“ öffnet sich das Import-Fenster, in dem der Verlauf des Imports angezeigt wird: Fehler werden rot markiert und gelungene Importe grün (gelbe Felder/Spalten können ignoriert werden), alles zeigt sich auch direkt auf der Maske in der Tabelle:


Abb. 23: Import-Fenster mit Status des gelaufenen Imports
Beim Klick auf den Button mit dem Käfer werden die Fehler in Excel, Calc oder HTML angezeigt:


Abb. 24: Fehleranzeige des gelaufenen Imports über den „Käfer“-Button (oben) und in einer Excel-Tabelle (unten)

Fährt man mit der Maus über das/die rot umrandete(n) Feld(er) der Excel-Tabelle, wird der Grund der Fehlermeldung angezeigt:


Abb. 25: Fehlermeldung in der Excel-Tabelle

Nun kann man den Fehler in der Excel-Tabelle korrigieren, diese wiederum lokal (unter demselben Namen) abspeichern und schließen.
Ändert man in der geöffneten Excel-Tabelle die fehlerhaften Einträge und versucht dann direkt den Import (ohne die Tabelle ganz zu schließen und ganz neu aufzurufen), stürzt imdas pro beim Versuch des Imports ab. Der Grund ist (noch) unbekannt.
Dann die korrigierte Tabelle wiederum auf dem Server aufrufen und dann auch wieder minimieren. Man startet den Import über die Tabelle ein zweites Mal mit Rechtsklick und „Datenimport nach imdas pro “ (siehe Abb. 20). Stimmt alles, kommt er dieses Mal auch korrekt an:


Abb. 26: Protokoll des korrekten Imports nach imdas pro

Dann schließt man die Importmaske und öffnet zur Kontrolle die Objektauswahl. In der Objektliste sind nun die verknüpften Bilder sichtbar, ebenso wie die durch den Import angelegten Medienobjekte (zu erkennen an der „MO…“- Eingangsnummer):


Abb. 27: Objektliste nach korrektem Import nach imdas pro

Die Medienobjekte werden ohne Bild angezeigt.

Will man die Objektauswahl behalten, die Medienobjekte aber nicht darin haben, muss man diese markieren und über den Button „Objekte aus Objektauswahl entfernen“ aus der Auswahl entfernen:


Abb. 29: Medienobjekte aus Objektauswahl entfernen

Auch in den entsprechenden Feldern bei den „Materialien zum Objekt (Bild)“ jedes nun mit einem Bild verknüpften Datensatzes ist nun alles (individuell pro Haus, im Beispiel das von der SKK) Gewünschte ausgefüllt:


Abb. 30: „Materialien zum Objekt (Bild)“ nach korrektem Import nach imdas pro


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