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Exemplarverwaltung

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie neue Exemplare in Koha anlegen, welche Bedeutung die einzelnen Exemplarfelder haben und wie Sie Exemplare bearbeiten und löschen können.

Exemplar anlegen

Die Maske zum Erfassen eines neuen Exemplars können Sie auf unterschiedlichen Wegen aufrufen.

  • Wenn Sie einen neuen Titelsatz speichern, wird die Maske für die Exemplarerfassung automatisch im Anschluss geöffnet, z.B. sobald Sie eine Schnellaufnahme angelegt haben oder einen Z39.50-Download durchgeführt haben.
  • Oder wenn Sie zu einem bestehenden Titel ein neues oder zusätzliches Exemplar hinzufügen möchten, können Sie von der Detailansicht des Titels aus durch Anklicken der Schaltfläche Neu > Neues Exemplar die Erfassungsmaske für einen neuen Exemplarsatz aktivieren und darin die Exemplardaten eintragen.

Maske zur Erfassung von Exmemplaren

Bitte beachten Sie, dass sowohl die Masken für die Titelerfassung, als auch die Exemplarerfassungsmaske relativ frei konfigurierbar sind und daher in Ihrer Installation von den hier abgebildeten Screenshots abweichen können.

In der nachfolgenden Tabelle finden Sie einige Informationen zu den am häufigsten verwendeten Exemplarfeldern. Neben diesen Feldern gibt es noch einige weitere Felder, die nicht häufig gebraucht oder von Koha selbst verwaltet werden. So wird z.B. auch die Anzahl der Ausleihen, Verlängerungen und Vormerkungen je Exemplar in weiteren Feldern auf dieser Ebene gespeichert.

Bei Schnellaufnahmen sollten mindestens die Felder Barcode und Medientyp ausgefüllt werden, um das Buch entleihbar zu machen. Signatur und Inventarnummer können ebenfalls hilfreich sein.

Feld Bezeichnung Erläuterung
1 Verloren Hier kann für ein Exemplar ein Verloren-Status gesetzt werden. Verloren bedeutet in diesem Zusammenhang, dass das Buch von einem Benutzer nicht zurückgebracht wurde, Vermisst das es in der Bibliothek nicht auffindbar ist. Der Text des ausgewählten Status wird im OPAC beim Exemplar angezeigt, die Anzeige von verlorenen Exemplaren kann im OPAC aber auch generell unterdrückt werden. Wird ein 'verlorenes' Exemplar zurückgebucht, wird eine Meldung im Rückgabefenster ausgegeben. Die Texte und Optionen können über die Konfiguration angepasst werden.
4 Beschädigt Analog zum Verloren-Status kann ein Exemplar auch als beschädigt markiert werden. Die Texte und verfügbaren Optionen können über die Konfiguration angepasst werden.
7 Nicht entleihbar Die Option nicht entleihbar wirkt sich direkt auf die Entleihbarkeit aus. Ist die Option gesetzt ist das Exemplar generell für niemanden entleihbar, es sei denn die Sperre wird von befugtem Personal in der Dienstoberfläche explizit übergangen. Die Texte und verfügbaren Optionen können über die Konfiguration angepasst werden.
8 Sammlung Sammlungen sind eine Möglichkeit inhaltliche Eigenschaften von Exemplaren für Benutzer und Personal sicht- und recherchierbar zu machen. Öffentliche Bibliotheken können hier z.B. Kennungen wie Kinderbibliothek, Erwachsenenbibliothek, Romane etc. verwenden. Wissenschaftliche Bibliotheken z.B. einen Hinweis zur jeweiligen Fachgruppe. Auch Sondersammlungen oder Schenkungen lassen sich so leicht im OPAC kennzeichnen. Sammlungen haben keine Auswirkung auf die Entleihbarkeit eines Exemplars. Die Texte und verfügbaren Sammlungen können über die Konfiguration beliebig angepasst und erweitert werden.
a Heimatbibliothek Die Heimatbibliothek ist der Standort, der das Exemplar erworben hat, bzw. der Standort dem Exemplar tatsächlich gehört. Wenn man in einem Bibliothekssystem mit mehreren Standorten arbeitet, ist diese Information nötig, um Exemplare nach Ausleihe an anderen Standorten wieder in ihre Ursprungsbibliothek schicken zu können. In Installationen mit einem Standort kann der Wert fest vorbelegt und ausgeblendet werden.
b Aktuelle Bibliothek Die aktuelle Bibliothek entspricht dem aktuellen Aufenthaltsort, bzw. dem Ort der letzten Entleihung des Exemplars und weicht nur in Systemen mit mehreren Standorten und Standortleihe von der Heimatbibliothek ab. In Installationen mit einem Standort kann der Wert fest vorbelegt und ausgeblendet werden.
c Standort Standorte sind eine Möglichkeit Aufstellungsorte von Exemplaren für Benutzer und Personal sicht- und recherchierbar zu machen. Standorte können z.B. sein: Neuerwerbungsregal, Zeitschriftenauslage, Freihandmagazin, 1. Stock etc. Die Liste der möglichen Standorte kann über die Konfiguration beliebig angepasst und erweitert werden.
d Erwerbungsdatum Das Erwerbungsdatum wird für die Erstellung von Neuerwerbungslisten im Exemplar gespeichert. Wenn Sie in das Feld klicken, wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen, sie können das Datum aber auch ändern.
i Inventarnummer Dieses Feld ist für die Inventarnummer vorgesehen.
o Signatur Dieses Feld ist für die Exemplarsignatur vorgesehen, die auch auf dem Signaturschild des Buches aufgedruckt ist.
p Barcode Dieses Feld enthält den Barcode. Ohne einen Barcode ist das Exemplar nicht entleihbar, daher muss für jedes Exemplar, das über Koha entliehen werden soll ein Barcode erfasst werden.
x Interne Notiz Das Interne Notizfeld ist nur in der Dienstoberfläche, nicht aber für die Benutzer sichtbar.
y Medientyp Der Medientyp bestimmt in Verbindung mit dem Benutzertyp des Entleihers die Ausleihkonditionen (Leihfrist, Anzahl möglicher Verlängerungen, Mahngebühren und Fristen) des Exemplars. Auch dieses Feld sollte für jedes Exemplar belegt werden.
z OPAC-Notiz Die OPAC-Notiz wird dem Benutzer im OPAC beim Exemplar angezeigt.

Zum Abspeichern des Exemplarsatzes klicken Sie auf die Schaltfläche Exemplar hinzufügen. Anschließend können Sie das Exemplar direkt ins Regal stellen oder auch an einen Benutzer entleihen.

Exemplar bearbeiten

Wenn Sie einen Exemplarsatz in Koha bearbeiten wollen, dann können Sie den zu bearbeitenden Exemplarsatz am schnellsten anhand des Exemplarbarcodes bzw. der Mediennummer des Exemplars ermitteln. Den Exemplarbarcode können Sie direkt im Startmenü von Koha in das Suchfeld für die Katalogrecherche eingeben:

Katalogisierung: Exemplar recherchieren (Beispiel)

Alternativ dazu können Sie auch die erweiterte Suche verwenden, indem Sie im Startmenü von Koha auf die Option Suche klicken und damit die Suchmaske für die erweitere Suche öffnen. In der Suchmaske für die erweiterte Suche können Sie ganz gezielt nach dem Exemplarbarcode, der Signatur, der Inventarnummer und weiteren Bestandteilen aus dem Exemplarsatz recherchieren:

Katalogisierung: Exemplar recherchieren (Beispiel)

Nach erfolgreicher Recherche zeigt Koha zuerst den Titel an, mit dem der Exemplarsatz verknüpft ist, zusammen mit allen Exemplaren, die zum Titel gehören.

Katalogisierung: Exemplar recherchieren (Beispiel)

Wenn Sie die Schaltfläche Bearbeiten und im Untermenü den Menüpunkt Exemplare bearbeiten anklicken, öffnet sich das Bearbeitungsfenster für die Exemplare:

Katalogisierung: Exemplar bearbeiten (Beispiel)

Um ein bereits vorhandenes Exemplar zu bearbeiten, klicken Sie bei dem betreffenden Exemplar auf die Schaltfläche Bearbeiten.

An dieser Stelle kann leicht eine Verwechslung passieren. Denn Koha bietet an dieser Stelle immer sofort auch eine leere Erfassungsmaske an, mit der Sie ein neues Exemplar hinzufügen können. Diese Erfassungsmaske sollten Sie in den Fällen, wo Sie einen bereits in Koha vorhandenen Exemplarsatz bearbeiten möchten, nicht verwenden.

Die Erfassungsmaske zur Bearbeitung eines bereits bestehenden Exemplarsatzes ähnelt der Erfassungsmaske zum Anlegen eines neuen Exemplarsatzes:

Katalogisierung: Exemplar bearbeiten (Beispiel)

Eine Beschreibung der einzelnen Felder finden Sie in tabellarischer Form im Handbuch-Abschnitt Exemplar anlegen.

Wenn Sie die Schaltfläche Änderungen speichern anklicken, wird der von Ihnen bearbeitete Exemplarsatz gespeichert. Die Bearbeitungsmaske wird geschlossen. Koha präsentiert danach wieder die Erfassungsmaske zum Eintragen von Angaben für ein neu zu erfassendes Exemplar.

Wenn Sie jetzt ein weiteres Exemplar bearbeiten und zu diesem Zweck das betreffende Exemplar in Koha recherchieren wollen, dann können Sie die Suchfunktion von dieser Stelle aus am schnellsten durch Anklicken der Schaltfläche Suche oder der Schaltfläche Katalogisierung aufrufen:

Katalogisierung: Exemplar bearbeiten (Beispiel)

/data/wiki/data/pages/l-team/koha/koha-handbuch/katalogisierung/exemplare_verwalten.txt · Zuletzt geändert: 21-06-2012 17:27 von Katrin Fischer

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