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Katalogisierung

Workflow zwischen Verbund und Koha

Für Verbundteilnehmer gilt, dass Titeldaten, Normdaten sowie lokale Schlagworte, Notationen und URLs aus dem Verbund nach Koha übernommen und nicht im Lokalsystem erfasst werden. Exemplardaten hingegen werden lokal erfasst und gepflegt. Im Verbund wird daher nur ein Lokalsatz benötigt, der kennzeichnet, dass die Bibliothek diesen Titel besitzt und ob dieser gegebenenfalls für die Fernleihe verfügbar ist.

Die Übernahme der Titel- und Normdaten aus dem Verbund erfolgt über einen nächtlichen Datenimport, bei dem die jeweils am Tag geänderten und neu aufgenommenen Datensätze nach Koha importiert werden. Dabei werden die Datensätze anhand der PPN mit den vorhandenen Daten abgeglichen:

  • Ist die PPN bereits in Koha vorhanden, werden die Titeldaten überlagert/aktualisiert, die Exemplardaten bleiben unverändert bestehen.
  • Ist die PPN noch nicht in Koha vorhanden, wird ein neuer Titelsatz angelegt, der zunächst kein Exemplar hat.

Alternativ zum nächtlichen Import, der die Daten erst einen Tag nach Verbundkatalogisierung in Koha verfügbar macht, können einzelne Titelsätze auch direkt nach der Katalogisierung über den Z39.50-Download nach Koha importiert werden. Am einfachsten ist es in diesem Fall in der Z39.50-Suche nach der PPN zu suchen. Man erhält nur einen Treffer, den man ohne aufwendige Prüfung direkt importieren kann.

Im Gegensatz zum Z39.50-Download, bei welchem nur der Titel importiert wird, werden beim nächtlichen Import auch Normdaten, lokale Schlagworte, lokale Notationen und lokale URLs eingespielt.

Nähere Erläuterungen zu den in Koha erforderlichen Arbeitsschritten finden Sie in den Unterkapiteln des Kapitels Katalogisierung:

Der nächtliche Datenimport findet automatisch statt. Die Bibliothek erhält jeden Tag eine Protokoll-Email mit einer kurzen Information über die Anzahl der importierten Titel als Bestätigung, dass der nächtliche Import korrekt durchgelaufen ist.

Bei Schnellaufnahmen ist zu beachten, dass die Schritte Katalogisierung Titel und Lokalsatz im Verbund und die Ergänzung der Schnellaufnahme um die PPN immer am selben Tag erfolgen müssen, um das Entstehen von Dubletten in der Koha-Datenbank und damit Nacharbeiten zu verhindern.


Z39.50-Download

Mit einem Download über die Z39.50-Schnittstelle können Sie nach Titeln in anderen Datenbanken suchen und Datensätze von dort direkt nach Koha importieren.

Voraussetzungen

Damit die Datenübernahme via Z39.50 aus einer Fremddatenquelle funktioniert, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Die Fremddatenquelle verfügt über eine Z39.50-Schnittstelle, die für den Zugriff von außen freigegeben ist.
  • In der Systemkonfiguration von Koha sind die Zugriffsparameter für die entsprechende Fremddatenquelle eingetragen.
  • Der Zugriff auf die Fremddatenquelle wird nicht durch die Firewall behindert, der entsprechende Port ist freigeschaltet.
  • Der Titel, den Sie suchen, ist in der Fremddatenquelle tatsächlich vorhanden.

Welche Datenquellen Ihnen in Ihrer Installation zur Verfügung stehen ist also abhängig von der Konfiguration. In den von uns betreuten Einrichtungen ist der SWB als Z39.50-Datenquelle für Verbundteilnehmer vorkonfiguriert.

Wo finde ich diese Funktion?

Sie können an verschiedenen Stellen im System eine Z39.50-Suche bzw. die Downloadfunktion nutzen.

  • In der Katalogisierung, bei Neuaufnahme oder Bearbeitung eines Titelsatzes unter Mehr > Katalogisierung > Z39.50-Suche
  • Im Katalog als Button Z39.50-Suche:
    • In der Menüleiste oberhalb einer Trefferliste
    • In der Menüleiste oberhalb eins Titels in der Detailansicht
    • Neben der Meldung, die Sie erhalten, wenn eine Suche keinen Treffer erzielt hat
  • In der Erwerbung, wenn Sie Titel bestellen möchten, die noch nicht im Katalog vorhanden sind

Z39.50-Download in der Katalogisierung

Exemplarisch wird hier der Aufruf und die Verwendung des Z39.50-Downloads aus der Katalogisierung erklärt. Die Funktionsweise hier ist mit den anderen genannten Möglichkeiten vergleichbar.

Um die Z39.50-Suche zu aktivieren, klicken Sie in der Katalogisierung zunächst auf die Schaltfläche Z39.50-Suche.

Katalogisierung: Z39.50-Suche

Die Recherchemaske der Z39.50-Suche öffnet sich in einem separaten Fenster.

In der oberen Hälfte sehen Sie die verschiedenen Suchoptionen. Abhängig davon aus welchem Kontext die Suche gestartet wurde, werden hier bereits Suchbegriffe von Koha vorgeschlagen, so dass die Maske bereits teilweise ausgefüllt sein kann. Wenn Sie die Maske bei einer Neuaufnahme in der Katalogisierung öffnen sind die Felder zunächst alle leer.

In der unteren Hälfte des Fensters sehen Sie die im System konfigurierten Z39.50-Server, die sie mit der Suche einzeln oder parallel abfragen können. Welche Server beim Öffnen der Suchmaske angehakt sind und wie die Ergebnisse bei gleichzeitiger Abfrage mehrerer Server sortiert sind, kann in der Konfiguration festgelegt werden.

Katalogisierung: Z39.50-Suche - Recherchefenster

In diesem Beispiel ist als einziger Zugriffspunkt die Z39.50-Recherche in der Recherchedatenbank des Südwestdeutschen Bibliotheksverbundes (SWB) angehakt. Geben Sie nun in den Feldern der Recherchemaske die gewünschten Suchbegriffe ein. Bestätigen Sie abschließend die Suche mit der Eingabetaste oder klicken Sie auf Suche.

In unserem Beispiel wird nach Medien mit dem Wort „Twitter“ im Titel gesucht.

Verwenden Sie die Suchoption Kontrollnr. wenn Sie nach einer PPN aus dem SWB oder einer anderen Identnummer suchen möchten.

Wenn mit Ihrer Suchanfrage in der anderen Datenbank Treffer erzielt wurden öffnet sich jetzt die Trefferliste.

Z39.50-Suche: Ergebnisliste (Beispiel)

Um mehr Informationen über den Titel zu erhalten, können Sie über die Links MARC und Karte eine Vorschau im MARC21- oder ISBD-Format aufrufen. Wenn Sie den korrekten Titel identifiziert haben, können Sie mit Import die Daten in Ihren Koha-Katalog übernehmen.

Das Fenster mit der Z39.50-Suche wird dabei geschlossen und die Daten des importierten Titels werden in die Felder und Unterfelder der Erfassungsmaske in der Katalogisierung übernommen.

Z39.50-Suche: Datenübernahme - Titelanzeige

Beispiel: In Feld 001 wird, sofern es sich um eine Datenübernahme aus der SWB-Verbunddatenbank handelt, die SWB-Identnummer bzw. die PPN des Titels angezeigt, die der Titel in der SWB-Verbunddatenbank hat. Diese Nummer ist für den späteren Datenabgleich zwischen regionaler Verbunddatenbank und lokaler Koha-Datenbank wichtig.

Wenn Sie prüfen wollen, ob Sie den richtigen Titel aus der Fremddatenquelle heruntergeladen haben, klicken Sie am besten auf den Reiter mit der Nummer 2. Dort werden Ihnen die Felder des MARC21-Titelsatzes angezeigt, die mit der Ziffer 2 beginnen, darunter auch der Hauptsachtitel in Feld 245 $a und Angaben zum Verlag und Erscheinungsjahr innerhalb des Feldes 260.

Z39.50-Suche: Datenübernahme - Sachtitel

Wenn Sie überzeugt sind, dass es sich um die richtigen bibliographischen Angaben handelt, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Damit ist die Titelaufnahme in der lokalen Koha-Datenbank gespeichert und es öffnet sich das Erfassungsformular für Exemplare. Eine Anleitung wie Sie Exemplare anlegen und welche Felder Sie dabei benötigen finden Sie im Kapitel Katalogisierung > Exemplarverwaltung > Abschnitt Exemplar anlegen.


Schnellaufnahme

Schnellaufnahmen dienen in erster Linie dazu nicht erfassten Bestand möglichst schnell an einen Benutzer entleihen zu können. Für die Ausleihe sind zumindest eine Kurztitelaufnahme und ein Exemplar mit dem Barcode des Buches erforderlich.

Schnellaufnahme anlegen

Wählen Sie im Menü Mehr den Punkt Katalogisierung, um direkt in das Katalogisierungsmodul zu springen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Titel und anschließend auf die Option Fast Add Framework. Es öffnet sich das Erfassungsformular zur Erfassung einer Schnellaufnahme unter der Überschrift: MARC-Datensatz hinzufügen.

Katalogisierungsmodul: Schnellerfassung

Tragen Sie in das Eingabefeld mit der Bezeichnung Title (245$a) den Kurztitel des Exemplars ein, in diesem Beispiel: „Beispieltitel für Schnellerfassung“. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Speichern.

Schnellerfassung: Beispieltitel

Es öffnet sich ein Fenster mit einer Fehlermeldung. Koha hat beim Abspeichern bemerkt, dass einige Pflichtfelder nicht belegt wurden. Lassen Sie sich an dieser Stelle aber von der Meldung nicht irritieren. Die fehlenden Felder sind mit sogenannten Plugins verknüpft, so dass die Felder automatisch mit Standardwerten belegt werden, wenn Sie selbst nichts eingegeben haben.

Schnellerfassung: Fehlermeldung

Schließen Sie die Fehlermeldung mit OK und speichern Sie den Datensatz mit einem zweiten Klick auf Speichern nun endgültig in der Datenbank ab. Es öffnet sich die Exemplarerfassungsmaske.

Sie können nun, wenn erforderlich, ein Barcodeetikett bzw. RFID-Tag in das physische Exemplar einkleben und die wichtigsten Exemplardaten in den Exemplarsatz eintragen. Absolutes Minium sind hierbei der Exemplarbarcode für die Ausleihe und der Medientyp zur Berechnung der richtigen Leihfrist.

  • Feld i: Zugangsnummer
  • Feld o: Exemplarsignatur
  • Feld p: Exemplarbarcode*
  • Feld y: Medientyp*

Zum Abspeichern des Exemplarsatzes klicken Sie auf die Schaltfläche Exemplar hinzufügen. Sie können das Exemplar nach diesem Schritt direkt an einen Benutzer entleihen.

Schnellerfassung: Exemplarfelder (Beispiel

Bitte beachten Sie, dass sowohl die Masken für die Titelerfassung, als auch die Exemplarerfassungsmaske relativ frei konfigurierbar sind und daher in Ihrer Installation von den hier abgebildeten Screenshots abweichen können.

Schnellaufnahme vervollständigen

Wenn Ihre Bibliothek Verbundteilnehmer ist, werden Sie das Exemplar zu einem späteren Zeitpunkt, z.B. nach der Rückgabe, auch im Verbund erfassen.

Durch die Katalogisierung im Verbund gelangt der Titel in den Datenabzug, der mit dem nächtlichen Import in Koha eingespielt wird. Beim Import wird immer geprüft, ob die PPN bzw. Identnummer aus dem Abzug bereits in Koha vorhanden ist.

Damit die Schnellaufnahmetitel und die umfangreichere Verbundaufnahme in Koha zusammen finden und keine Dubletten entstehen, muss also die PPN aus der Titelaufnahme im SWB-Verbund in die Schnellaufnahme in Koha übertragen werden.

Empfehlung: Sobald Sie für die Schnellaufnahme in Koha eine entsprechende SWB-Titelaufnahme erstellt haben, bzw. an eine entsprechende SWB-Titelaufnahme ihre Lokaldaten angesigelt haben, sollten Sie die PPN aus der Titelaufnahme des SWB immer sofort, auf jeden Fall aber noch am selben Tag in die betreffende Schnellaufnahme in Koha eintragen. Denn wenn Sie diese Aktion nicht am gleichen Tag durchführen, dann erhalten Sie evtl. durch den nächsten automatisch erfolgenden nächtlichen Datenimport von Titeln aus dem SWB in Koha eine Titeldublette für den betreffenden Schnellaufnahme-Titel in Koha.

Suchen Sie dazu zunächst den Titel im Katalog und öffnen Sie ihn über Bearbeiten > Titel bearbeiten zur Bearbeitung in der Katalogisierung.

Titel wird in der Katalogisierung geöffnet

Sie haben nun zwei Möglichkeiten:

1. Möglichkeit: Ergänzen Sie die Schnellaufnahme durch die PPN aus dem SWB-Verbund

Kopieren Sie die PPN, die Sie im SWB-Verbund für den betreffenden Titel ermittelt haben, in Koha in das Titelfeld 001, das die Feldbezeichnung „Control number“ oder „Kontrollnummmer“ haben kann. Speichern Sie anschließend den um die PPN ergänzten Titelsatz.

PPN wird in Feld 001 kopiert

Anhand der PPN, die Sie gerade in das Koha-Titelfeld 001 manuell eingetragen haben, ist nun gewährleistet, dass der in Koha erfasste Kurztitel der Schnellaufnahme beim nächsten nächtlichen Import aus dem SWB-Verbund durch die (meist) qualitativ höherwertige SWB-Titelaufnahme sauber überlagert wird. Die eingetragene PPN verhindert also, dass beim nächtlichen Import aus dem SWB in Koha eine Titeldublette entsteht. Die Exemplare bleiben unverändert erhalten.

2. Möglichkeit: Ergänzen Sie die Schnellaufnahme über den Z39.50-Download aus dem SWB-Verbund

Überlagern Sie die Schnellaufnahme direkt mit dem entsprechenden Verbunddatensatz, in dem Sie einen Z39.50-Download (Anleitung s. Kapitel Katalogisierung > Z39.50-Download) anstoßen. Durch diesen Vorgang wird auch die PPN gleich direkt im Feld 001 eingetragen.


Exemplarverwaltung

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie neue Exemplare in Koha anlegen, welche Bedeutung die einzelnen Exemplarfelder haben und wie Sie Exemplare bearbeiten und löschen können.

Exemplar anlegen

Die Maske zum Erfassen eines neuen Exemplars können Sie auf unterschiedlichen Wegen aufrufen.

  • Wenn Sie einen neuen Titelsatz speichern, wird die Maske für die Exemplarerfassung automatisch im Anschluss geöffnet, z.B. sobald Sie eine Schnellaufnahme angelegt haben oder einen Z39.50-Download durchgeführt haben.
  • Oder wenn Sie zu einem bestehenden Titel ein neues oder zusätzliches Exemplar hinzufügen möchten, können Sie von der Detailansicht des Titels aus durch Anklicken der Schaltfläche Neu > Neues Exemplar die Erfassungsmaske für einen neuen Exemplarsatz aktivieren und darin die Exemplardaten eintragen.

Maske zur Erfassung von Exmemplaren

Bitte beachten Sie, dass sowohl die Masken für die Titelerfassung, als auch die Exemplarerfassungsmaske relativ frei konfigurierbar sind und daher in Ihrer Installation von den hier abgebildeten Screenshots abweichen können.

In der nachfolgenden Tabelle finden Sie einige Informationen zu den am häufigsten verwendeten Exemplarfeldern. Neben diesen Feldern gibt es noch einige weitere Felder, die nicht häufig gebraucht oder von Koha selbst verwaltet werden. So wird z.B. auch die Anzahl der Ausleihen, Verlängerungen und Vormerkungen je Exemplar in weiteren Feldern auf dieser Ebene gespeichert.

Bei Schnellaufnahmen sollten mindestens die Felder Barcode und Medientyp ausgefüllt werden, um das Buch entleihbar zu machen. Signatur und Inventarnummer können ebenfalls hilfreich sein.

Feld Bezeichnung Erläuterung
1 Verloren Hier kann für ein Exemplar ein Verloren-Status gesetzt werden. Verloren bedeutet in diesem Zusammenhang, dass das Buch von einem Benutzer nicht zurückgebracht wurde, Vermisst das es in der Bibliothek nicht auffindbar ist. Der Text des ausgewählten Status wird im OPAC beim Exemplar angezeigt, die Anzeige von verlorenen Exemplaren kann im OPAC aber auch generell unterdrückt werden. Wird ein 'verlorenes' Exemplar zurückgebucht, wird eine Meldung im Rückgabefenster ausgegeben. Die Texte und Optionen können über die Konfiguration angepasst werden.
4 Beschädigt Analog zum Verloren-Status kann ein Exemplar auch als beschädigt markiert werden. Die Texte und verfügbaren Optionen können über die Konfiguration angepasst werden.
7 Nicht entleihbar Die Option nicht entleihbar wirkt sich direkt auf die Entleihbarkeit aus. Ist die Option gesetzt ist das Exemplar generell für niemanden entleihbar, es sei denn die Sperre wird von befugtem Personal in der Dienstoberfläche explizit übergangen. Die Texte und verfügbaren Optionen können über die Konfiguration angepasst werden.
8 Sammlung Sammlungen sind eine Möglichkeit inhaltliche Eigenschaften von Exemplaren für Benutzer und Personal sicht- und recherchierbar zu machen. Öffentliche Bibliotheken können hier z.B. Kennungen wie Kinderbibliothek, Erwachsenenbibliothek, Romane etc. verwenden. Wissenschaftliche Bibliotheken z.B. einen Hinweis zur jeweiligen Fachgruppe. Auch Sondersammlungen oder Schenkungen lassen sich so leicht im OPAC kennzeichnen. Sammlungen haben keine Auswirkung auf die Entleihbarkeit eines Exemplars. Die Texte und verfügbaren Sammlungen können über die Konfiguration beliebig angepasst und erweitert werden.
a Heimatbibliothek Die Heimatbibliothek ist der Standort, der das Exemplar erworben hat, bzw. der Standort dem Exemplar tatsächlich gehört. Wenn man in einem Bibliothekssystem mit mehreren Standorten arbeitet, ist diese Information nötig, um Exemplare nach Ausleihe an anderen Standorten wieder in ihre Ursprungsbibliothek schicken zu können. In Installationen mit einem Standort kann der Wert fest vorbelegt und ausgeblendet werden.
b Aktuelle Bibliothek Die aktuelle Bibliothek entspricht dem aktuellen Aufenthaltsort, bzw. dem Ort der letzten Entleihung des Exemplars und weicht nur in Systemen mit mehreren Standorten und Standortleihe von der Heimatbibliothek ab. In Installationen mit einem Standort kann der Wert fest vorbelegt und ausgeblendet werden.
c Standort Standorte sind eine Möglichkeit Aufstellungsorte von Exemplaren für Benutzer und Personal sicht- und recherchierbar zu machen. Standorte können z.B. sein: Neuerwerbungsregal, Zeitschriftenauslage, Freihandmagazin, 1. Stock etc. Die Liste der möglichen Standorte kann über die Konfiguration beliebig angepasst und erweitert werden.
d Erwerbungsdatum Das Erwerbungsdatum wird für die Erstellung von Neuerwerbungslisten im Exemplar gespeichert. Wenn Sie in das Feld klicken, wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen, sie können das Datum aber auch ändern.
i Inventarnummer Dieses Feld ist für die Inventarnummer vorgesehen.
o Signatur Dieses Feld ist für die Exemplarsignatur vorgesehen, die auch auf dem Signaturschild des Buches aufgedruckt ist.
p Barcode Dieses Feld enthält den Barcode. Ohne einen Barcode ist das Exemplar nicht entleihbar, daher muss für jedes Exemplar, das über Koha entliehen werden soll ein Barcode erfasst werden.
x Interne Notiz Das Interne Notizfeld ist nur in der Dienstoberfläche, nicht aber für die Benutzer sichtbar.
y Medientyp Der Medientyp bestimmt in Verbindung mit dem Benutzertyp des Entleihers die Ausleihkonditionen (Leihfrist, Anzahl möglicher Verlängerungen, Mahngebühren und Fristen) des Exemplars. Auch dieses Feld sollte für jedes Exemplar belegt werden.
z OPAC-Notiz Die OPAC-Notiz wird dem Benutzer im OPAC beim Exemplar angezeigt.

Zum Abspeichern des Exemplarsatzes klicken Sie auf die Schaltfläche Exemplar hinzufügen. Anschließend können Sie das Exemplar direkt ins Regal stellen oder auch an einen Benutzer entleihen.

Exemplar bearbeiten

Wenn Sie einen Exemplarsatz in Koha bearbeiten wollen, dann können Sie den zu bearbeitenden Exemplarsatz am schnellsten anhand des Exemplarbarcodes bzw. der Mediennummer des Exemplars ermitteln. Den Exemplarbarcode können Sie direkt im Startmenü von Koha in das Suchfeld für die Katalogrecherche eingeben:

Katalogisierung: Exemplar recherchieren (Beispiel)

Alternativ dazu können Sie auch die erweiterte Suche verwenden, indem Sie im Startmenü von Koha auf die Option Suche klicken und damit die Suchmaske für die erweitere Suche öffnen. In der Suchmaske für die erweiterte Suche können Sie ganz gezielt nach dem Exemplarbarcode, der Signatur, der Inventarnummer und weiteren Bestandteilen aus dem Exemplarsatz recherchieren:

Katalogisierung: Exemplar recherchieren (Beispiel)

Nach erfolgreicher Recherche zeigt Koha zuerst den Titel an, mit dem der Exemplarsatz verknüpft ist, zusammen mit allen Exemplaren, die zum Titel gehören.

Katalogisierung: Exemplar recherchieren (Beispiel)

Wenn Sie die Schaltfläche Bearbeiten und im Untermenü den Menüpunkt Exemplare bearbeiten anklicken, öffnet sich das Bearbeitungsfenster für die Exemplare:

Katalogisierung: Exemplar bearbeiten (Beispiel)

Um ein bereits vorhandenes Exemplar zu bearbeiten, klicken Sie bei dem betreffenden Exemplar auf die Schaltfläche Bearbeiten.

An dieser Stelle kann leicht eine Verwechslung passieren. Denn Koha bietet an dieser Stelle immer sofort auch eine leere Erfassungsmaske an, mit der Sie ein neues Exemplar hinzufügen können. Diese Erfassungsmaske sollten Sie in den Fällen, wo Sie einen bereits in Koha vorhandenen Exemplarsatz bearbeiten möchten, nicht verwenden.

Die Erfassungsmaske zur Bearbeitung eines bereits bestehenden Exemplarsatzes ähnelt der Erfassungsmaske zum Anlegen eines neuen Exemplarsatzes:

Katalogisierung: Exemplar bearbeiten (Beispiel)

Eine Beschreibung der einzelnen Felder finden Sie in tabellarischer Form im Handbuch-Abschnitt Exemplar anlegen.

Wenn Sie die Schaltfläche Änderungen speichern anklicken, wird der von Ihnen bearbeitete Exemplarsatz gespeichert. Die Bearbeitungsmaske wird geschlossen. Koha präsentiert danach wieder die Erfassungsmaske zum Eintragen von Angaben für ein neu zu erfassendes Exemplar.

Wenn Sie jetzt ein weiteres Exemplar bearbeiten und zu diesem Zweck das betreffende Exemplar in Koha recherchieren wollen, dann können Sie die Suchfunktion von dieser Stelle aus am schnellsten durch Anklicken der Schaltfläche Suche oder der Schaltfläche Katalogisierung aufrufen:

Katalogisierung: Exemplar bearbeiten (Beispiel)

/data/wiki/data/pages/l-team/koha/koha-handbuch/druckausgabe/katalogisierung.txt · Zuletzt geändert: 25-02-2010 17:38 von Katrin Fischer

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