Ausgangslage: Die Mediendateien der MusIS-Museen werden zentral bereitgestellt. Die Ablage der Dateien erfolgt im Large Scale Data Facility (LSDF) in Karlsruhe oder in einem von der liefernden Institution angemieteten externen Speicher.

Diese Seite gibt einen Überblick. Für das genaue Vorgehen zum Hochladen siehe die Seite zum Workflow.

Ablauf

0. Eintragung der Metadaten

Wenn Metadaten in expo.media und imdas pro übertragen werden sollen, müssen diese in die gelieferten Dateien gemäß Anleitung eingetragen werden.
Werkzeug: z.B. Adobe Bridge
Zuständig: MusIS-Koordinator_innen bzw. Fotostelle im Museum

1. Vergabe der standardisierten Dateinamen für die Mediendateien

Die Dateinamen müssen gemäß der Dateinamenskonvention für die Medienbereitstellung vergeben werden, damit möglichst viele Medienobjekte automatisiert verknüpft werden können (siehe Punkt 8).
Werkzeug: Umbenennungswerkzeuge 
Zuständig: MusIS-Koordinator_innen bzw. Fotostelle im Museum

2. Vorbereiten der Datenlieferung ans BSZ

Das BSZ erhält Master (TIF-Format, RGB-Farbraum) plus Prüfsummendatei und/oder Submaster (TIF-Format, RGB-Farbraum ohne Freiststell-Kanal) plus Prüfsummendatei (md5, sha1, sha256 oder sha512), in der Regel vier Dateien
Werkzeug: manueller Sortier- und Prüfvorgang, Batchverfahren für die Prüfsummenerzeugung
Zuständig: MusIS-Koordinator_innen bzw. Fotostelle im Museum

3. Datenlieferung ans BSZ

Das BSZ erhält die Daten per SFTP
Werkzeug: manueller oder automatisierter Kopiervorgang im Museum
Zuständig: MusIS-Koordinator_innen bzw. Fotostelle im Museum

4. Verarbeitungspipeline expo.media im BSZ

Die Bilddateien werden täglich in expo.ingest verarbeitet, dabei wird eine Importdatei für imdas pro erzeugt, die auf dem Medienserver, Laufwerk Y: abgelegt wird. 
Werkzeug: expo.media im BSZ
Zuständig: BSZ (Herr Fratz, Programmierung)

5. Bearbeitung der Importdatei im BSZ

Die Importdatei wird nach imdas pro importiert, dabei werden (soweit möglich) die erzeugten Medienobjekte mit den zugehörigen Museumsobjekten verknüpft. In imdas pro wird eine Objektauswahl (Importierte Offline Daten) erzeugt. 
Werkzeug: imdas pro. Aktuell wird die Importdatei manuell importiert, eine Automatisierung ist in Planung.
Zuständig: BSZ (MusIS-Team)

6. Kontrolle der Objektauswahl (Importierte Offline Daten)

Die Objektauswahl ist stichprobenartig zu kontrollieren. Gegebenenfalls können für die Dokumentation Felder auf der Maske LZA-Kontrolle verwendet werden („Freigabe der Vorerfassung“, „Bearbeitungsstand Kontrolle (LZA)“). In regelmäßigen Zeiträumen (z. B. monatlich) sind alte Objektauswahlen zu löschen. 
Werkzeug: imdas pro
Zuständig: MusIS-Koordinator_innen bzw. Fotostelle im Museum

7. Möglicherweise Korrektur der Bildlieferung

Möglicherweise wurden einzelne Medienobjekte der Bilddateien falsch geliefert. Die Überprüfung ist intellektuell durch das Museum vorzunehmen. Falsch gelieferte Dateien sind vom Museum in expo.media (Bilddatei) zu löschen.
Werkzeug: imdas pro und expo.media
Zuständig: MusIS-Koordinator_innen bzw. Fotostelle im Museum

8. Möglicherweise Nachtrag der Verknüpfungen

Möglicherweise wurden einzelne Medienobjekte der Bilddateien nicht mit den zugehörigen Museumsobjekten verknüpft. Für die Überprüfung stellt das BSZ eine gespeicherte Recherche zur Verfügung. Die Verknüpfungen sind manuell durch das Museum vorzunehmen.
Werkzeug: imdas pro
Zuständig: MusIS-Koordinator_innen bzw. Fotostelle im Museum

9. Möglicherweise Bereinigung von Inventarnummern zur Optimierung der Verknüpfungen

Möglicherweise wurden einzelne Inventarnummern fehlerhaft oder nicht eindeutig vergeben (z. B. Sonderzeichen, Leerstellen, etc.). Das BSZ erzeugt regelmäßig (anfangs monatlich) eine Liste mit möglicherweise zu bereinigenden Inventarnummern. Die Bereinigung ist intellektuell vom Museum in imdas pro vorzunehmen.
Werkzeug: imdas pro
Zuständig: MusIS-Koordinator_innen bzw. Fotostelle im Museum