Anleitung zur Ablieferung von Netzpublikationen (E-Books und Teilen von E-Journals) über das Ablieferungsformular im Dienst E-Pflicht BW

Bei Fragen zum Ablieferungsformular wenden Sie sich bitte an Ihre Landesbibliothek:

Badische Landesbibliothek epflicht@blb-karlsruhe.de   
Württembergische Landesbibliothek epflicht-support@wlb-stuttgart.de

Rufen Sie das Ablieferungsformular über "Ablieferung starten" auf https://www.epflicht-bw.de auf und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an, die Sie von Ihrer Landesbibliothek erhalten haben.

Bitte beachten Sie

• Das Formular kann jeweils nur für genau eine Netzpublikation (E-Book oder Teil einer elektronischen Zeitschrift) genutzt werden. Für jede Netzpublikation, die Sie abliefern, beginnen Sie jeweils einen neuen Ablieferungsvorgang.

• Mit   gelangen Sie zum nächsten Arbeitsschritt. Dabei werden die erfassten Inhalte gespeichert.

• Manche Angaben müssen durch   bestätigt werden. Dadurch wird eine formale Prüfung und die Speicherung angestoßen.

• Fehlermeldungen werden am Ort der fehlerhaften Erfassung oder am Kopf des Formulars angezeigt. Sollte ein Arbeitsschritt nach dem Klick auf „Weiter“ nicht verschwinden, überprüfen Sie bitte die ganze Seite auf Fehlermeldungen.

Impressum und Datenschutz: Über www.epflicht-bw.de/impressum erhalten Sie die notwendigen Informationen zum Anbieter der Plattform und des Formulars sowie zum Schutz Ihrer Daten. Die beiden Landesbibliotheken stellen Plattform und Formular in Kooperation mit dem Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg zur Verfügung.

Die Arbeitsschritte

Das Ablieferungsverfahren gliedert sich in acht Arbeitsschritte.

In der rechten Spalte des Bildschirms wird jeweils angezeigt, bei welchem Arbeitsschritt Sie sich gerade befinden.

Sie können von jedem Arbeitsschritt zu jedem vorherigen Arbeitsschritt über die Auswahl in der rechten Spalte zurückkehren. Sie können dann Ihre Angaben ändern und anschließend wieder zum aktuellen Arbeitsschritt vorgehen.

Ab dem zweiten Arbeitsschritt steht in der rechten Spalte die Schaltfläche „Abbrechen“ zur Verfügung. Durch den Klick auf „Abbrechen“ wird die Erfassung beendet und alle zwischengespeicherten Daten werden nach Rückfrage gelöscht.

1  Erscheinungsform und Ablieferungskonto auswählen

Wählen Sie im ersten Schritt die bibliografische Erscheinungsform (Teil eines elektronischen Zeitschrift oder Monografie) und Ihr Ablieferungskonto aus:

Abbildung 1: Ablieferungskonto auswählen

Mit Ihrer Anmeldung werden die grundlegenden Daten Ihres Kontos aufgerufen und mit der Ablieferung verbunden: Name des Verlags bzw. des Abliefernden, Rechte/Zugriff auf das Original und Benutzungsbeschränkungen. Diese Angaben wurden bei der Registrierung für das Ablieferungskonto mit Ihnen abgestimmt.

Wenn Sie einen Teil einer elektronischen Zeitschrift abliefern wollen, werden Sie aufgefordert, die Zeitschrift auszuwählen, aus der das Teil stammt. Die Zeitschrift haben Sie vor der Ablieferung schon an Ihre Landesbibliothek gemeldet, die sie aufgrund Ihrer Meldung in den Dienst eingearbeitet hat. Sollte die Zeitschrift noch nicht gemeldet oder im Auswahlmenü angezeigt werden, setzen Sie sich bitte mit Ihrer Landesbibliothek in Verbindung.

2  Ablieferung der Netzpublikation

Wählen Sie den Speicherort der elektronischen Publikation aus, oder geben Sie die URL an, die direkt zur elektronischen Publikation führt:

Abbildung 2: Datei der Publikation auswählen

Bitte beachten Sie die Vorgaben zu URL bzw. Dateinamen:

• Angenommen werden nur Dateien im PDF- oder EPUB-Format, endend auf die Formatkennungen .pdf oder .epub (in Kleinbuchstaben).
  
• Alphanumerische Zeichen (a-z, A-Z und 0-9) sowie Bindestriche (-) und Unterstriche (_) dürfen verwendet werden.
  • Leerzeichen, Sonderzeichen und Umlaute dürfen nicht verwendet werden.
  • Der Dateiname darf bis zu 128 Zeichen lang sein, einschließlich der Dateiendung.
  • Verletzungen der Zeichensatzregelung führen zu einer Fehlermeldung. Korrigieren Sie den Dateinamen am Speicherort der Datei und laden Sie diese erneut hoch.

In manchen Fällen kommt es vor, dass eine elektronische Publikation aus mehreren Dateien besteht, deshalb erhalten Sie nach dem Hochladen jeder Datei die Möglichkeit, weitere Dateien hochzuladen.

Dass eine Datei gespeichert ist, erkennen Sie am Eintrag des Dateinamens in der Arbeitsfläche. Drücken Sie „Datei auswählen“, wenn Sie weitere Dateien auswählen und hochladen wollen.

Abbildung 3: Weiter oder zusätzliche Datei auswählen und hochladen

Mit dem Klick auf „Weiter“ findet eine Prüfung der abgelieferten Datei(en) auf Konformität zum PDF- bzw. EPUB-Format statt. Dies kann einen Moment dauern.

3  Angaben zur Startdatei

Wenn Sie nur eine Datei hochgeladen haben, klicken Sie direkt auf „Weiter“

Falls Sie mehrere Dateien hochgeladen haben, wählen Sie das Zutreffende aus:

Abbildung 4: Startdatei auswählen

4  Angaben zur Netzpublikation

Je genauere Angaben Sie machen, desto detaillierter wird Ihre Netzpublikation im Bibliothekskatalog nachgewiesen.  Mit * gekenzeichnete Angaben sind verpflichtend.

Für die Beschreibung von E-Books wird Ihnen dieses Formular angeboten, geben Sie mindestens „Titel“, „Erscheinungsjahr“ und „Sprache“ an („Deutsch“ ist voreingestellt):

Abbildung 5: Angaben zur Netzpublikation (E-Book)

Für die Beschreibung von Teilen elektronischer Zeitschriften wird Ihnen dieses Formular angeboten. Bitte geben Sie an, ob Sie einen Artikel oder ein Zeitschriftenheft abliefern.

Die Angaben zur Ausgabe über Band- und/oder Heftzählung, Berichtsjahr, Version und Seitenangabe sind wesentlich für die Katalogdarstellung im Erscheinungsverlauf der Zeitschrift. Mindestens eine diesbezügliche Angabe ist verpflichtend.

In der folgenden Abbildung ist ein Artikel "Segelboote im modernen Bootsbau" beschrieben. Er ist erschienen im 105. Jahrgang des Berichtsjahrs 2020 der Zeitschrift "Yacht" (diese Identifikation wurde im ersten Bildschirm vorgemerkt), noch genauer: im 1. Heft dieses Jahrgangs auf den Seiten 105 bis 110.

Zur „Identifikation der Netzpublikation“ wählen Sie den „Typ“ (Drop-Down-Menü) aus und tragen Sie die „Identifikation“ ein.

Abbildung 6: Identifikation auswählen und eintragen

Wenn die Publikation keinen Standardidentifikator wie ISBN oder DOI hat, wählen Sie bei Typ „andere Identifikation (beliebige Angabe)“ aus und tragen z.B. den Dateinamen ein.
Die Vergabe von mehreren Identifikatoren (ISBN und DOI) ist möglich.

Die Identifikation bitte mit „Übernehmen“ zur Prüfung ins Formular übertragen.

5  Angaben zu Personen und Organisationen

Bitte geben Sie Verfasser/in, Herausgeber/in, Beteiligte/r an.

Abbildung 7: Angaben zu beteiligten Personen

Wenn Sie Personenangaben machen, sind die Angabe der „Rolle“ (Dropdown-Menü) und mindestens des „Nachnamens“ zwingend notwendig.
Mit „Übernehmen“ übergeben Sie die einzelne erfasste Person oder Organisation an das Formular und erhalten die Möglichkeit, weitere Personen oder Organisationen zu erfassen.

6  Angaben zum Inhalt

Wählen Sie eine „Sachgruppe“ aus, die den Inhalt der Publikation beschreibt.
Sie erhalten dann die Möglichkeit, einen untergeordneten Sammlungseintrag auszuwählen. Die Angabe dient der groben fachlichen Zuordnung im Bibliothekskatalog und stützt sich auf die international in Bibliotheken verbreitete Dewey Decimal Classification.

Abbildung 8: Klassifikation: Sachgruppe mit Dropdown-Menü "Sammlungseinträge"

Im Feld „Inhaltliche Beschreibung der Publikation“ können Sie eine Zusammenfassung, ein Abstract oder den Text eines Inhaltsverzeichnisses zur Verfügung stellen. Wir übernehmen diese Beschreibung in den Katalog.

7  Daten bestätigen

Sie erhalten einen vollständigen Überblick über die im Ablieferungsformular erfassten Daten. Bitte prüfen Sie sorgfältig alle Angaben. In der rechten Spalte können Sie jeden einzelnen Arbeitsschritt nochmals aufrufen und ggf. ergänzen oder korrigieren. Die in den anderen Arbeitsschritten erfassten Daten bleiben dabei erhalten.

Abbildung 9: Netzpublikation abliefern

Wenn alle Angaben korrekt sind, schließen Sie die Ablieferung durch den Klick auf den Button „Netzpublikation abliefern“ ab.

8  Bestätigung der Ablieferung

Sie erhalten zum Abschluss der Ablieferung die Nachricht, dass das E-Book und die erfassten Daten in unserem System angekommen sind und angenommen wurden.

Sie können über die Schaltfläche "Weitere Netzpublikation abliefern" einen neuen Ablieferungsvorgang für ein weiteres E-Book starten.

Abbildung 10: Ggf. weitere Netzpublikation abliefern